एक बातचीत के लिए तैयार कैसे करें

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दूसरा: अपने शत्रु को जानो।

यह जानना काफी नहीं है कि आप कहां से आ रहे हैं, आपको अपने प्रतिद्वंद्वी के बारे में भी जितना हो सके उतना पता होना चाहिए।

अपने आप को अपने प्रतिद्वंद्वी की स्थिति में कल्पना करें।

वही परीक्षा करें जो आपने अभी-अभी अपने लिए की है, लेकिन उनके दृष्टिकोण से। यदि और कुछ नहीं, तो अपने प्रतिद्वंद्वी के बारे में मुख्य जानकारी को स्पाइडर मैप के साथ व्यवस्थित करें, ताकि आप इसे एक नज़र में देख सकें।

वे बातचीत से क्या चाहते हैं?

विचार करें कि इस वार्ता का दूसरा पक्ष वार्ता से क्या प्राप्त करना चाहता है। सावधान रहें कि इस निष्कर्ष पर न पहुंचें कि वे आपको बाहर निकालना चाहते हैं। कई बार, "विरोधियों" संभावित सहयोगी होते हैं, यदि आपकी रुचियां पर्याप्त रूप से संरेखित होती हैं।

दूसरे पक्ष के साथ आपका क्या संबंध है?

क्या आप परिचित हैं? इतिहास क्या है? इस जानकारी को व्यवस्थित करने के लिए एक समयरेखा बनाने पर विचार करें। बातचीत में विश्वास एक महत्वपूर्ण कारक है और दूसरे पक्ष के साथ आपका इतिहास इसका एक बड़ा घटक होगा।

तीसरा: इलाके को जानें।

यदि आप पहले से ही एक SWOT विश्लेषण कर चुके हैं, तो आपने बातचीत के आसपास के कुछ पर्यावरणीय कारकों के बारे में सोचना शुरू कर दिया है। पोर्टर के पांच बलों , या एक कीट विश्लेषण जैसे ढांचे के साथ इन्हें मैक्रो स्तर पर आगे खोजा जा सकता है। शोध और विचार करने के लिए अन्य चीजों में शामिल हैं:

इस वार्ता को कौन देख रहा है?

यहां तक कि निजी बातचीत में भी दर्शक होते हैं। दोनों पक्षों के वार्ताकारों के हितधारक हो सकते हैं जिन्हें वे वापस रिपोर्ट कर रहे हैं, या प्रतियोगी जो परिणाम की हवा पकड़ेंगे। सबसे महत्वपूर्ण श्रोताओं में से कुछ सदस्य कमरे में हैं, क्योंकि प्रत्येक वार्ताकार एक विजेता कथा के साथ मेज से दूर जाने में सक्षम होना चाहता है।

कुछ बुनियादी नियम क्या हैं जो आप बातचीत के लिए रखना चाहते हैं?

क्या ऐसे कोई संसाधन हैं जो आपके प्रतिद्वंद्वी को चाहिए? कौन से मुद्दे विषय से बाहर हैं या सीमा से बाहर हैं?

आपके उद्योग के बारे में जानकारी

आपके क्षेत्र या उद्योग के बारे में कोई भी जानकारी सहायक हो सकती है, और भविष्य में वैसे भी उपयोगी होने की संभावना है। आप बातचीत के दौरान इस जानकारी के बारे में सोच भी नहीं सकते हैं, लेकिन यह आपको उन्मुख करने और आपकी तैयारियों को सूचित करने में मदद करेगा।

अपना स्वयं का SWOT विश्लेषण या जोहरी विंडो बनाने के लिए नीचे दिए गए टेम्प्लेट का उपयोग करें।

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चरण दो: आपके उद्देश्य क्या हैं?

वार्ता योजना का अक्सर उपेक्षित पहलू वास्तव में इस बात पर विचार करना है कि उद्देश्य क्या हैं। परिप्रेक्ष्य खोना और एक स्पष्ट निष्कर्ष पर कूदना आसान है, फिर पूरे वार्ता में उस उद्देश्य का पीछा करें। जल्दबाजी में निष्कर्ष उतने फायदेमंद नहीं हो सकते जितने पहले दिखाई देते हैं, और रचनात्मक विकल्पों को बाहर कर सकते हैं।

विचार करें कि आपको बातचीत से क्या चाहिए, और आप इससे क्या चाहते हैं। "ज़रूरतें" वे उद्देश्य हैं जो अनम्य हैं और यदि आप प्राप्त नहीं कर सकते हैं तो आपको बातचीत से चलने की आवश्यकता होगी। इनमें वे चीजें भी शामिल हैं जो आप नहीं कर सकते, या तो क्योंकि यह आपकी शक्ति से बाहर है, या यह सार्थक नहीं है। वे आपकी निचली रेखा बनाते हैं और उन्हें स्वीकार नहीं किया जाना चाहिए।

दूसरी ओर, "चाहता है", ऐसे उद्देश्य हैं जिन्हें दूर किया जा सकता है, या किसी तरह से संशोधित किया जा सकता है। भले ही वे मूल्यवान हों, उन्हें न मिलने से वार्ता असफल नहीं होगी। उन्हें "जरूरतों" के लिए दूर व्यापार किया जाना चाहिए। वे रचनात्मक सहयोग के लिए उपजाऊ जमीन भी बनाते हैं, क्योंकि वे दूसरे पक्ष की जरूरतों और चाहतों को समायोजित करने के लिए बदल सकते हैं।

उन चीजों पर विचार-मंथन करके प्रारंभ करें, जिन्हें आप इस वार्ता के परिणामस्वरूप प्राप्त करना चाहते हैं। परिणामों को "ज़रूरत" और "चाहता है" में विभाजित करें। अपनी "ज़रूरतों" को एक निचली पंक्ति में मिलाएं, और देखें कि क्या कोई "चाहता है" जो असंगत है। शेष "चाहता है" की रैंकिंग पर विचार करें कि वे आपके लिए कितने मूल्यवान हैं।

चरण तीन: BATNA और सर्वश्रेष्ठ प्रथम ऑफ़र

चूंकि सभी वार्ताएं सफल नहीं होती हैं, इसलिए आपको टेबल से दूर जाने के लिए तैयार रहना चाहिए। आप पहले से ही जानते हैं कि आपको बातचीत से क्या चाहिए, और एक निचली रेखा है, लेकिन आपको बातचीत के समझौते के लिए एक सर्वोत्तम विकल्प या "बैटना" के साथ तैयार रहना चाहिए। BATNA बनाने के चार चरण हैं:

विकल्पों की एक विस्तृत श्रृंखला पर विचार-मंथन करके उत्पन्न करें। कल्पना कीजिए कि वार्ता पहले ही विफल हो चुकी है, और सोचें कि आप क्या करेंगे। एक मकड़ी का नक्शा इसके लिए एकदम सही है।
एक Frayer मॉडल या स्टोरीबोर्ड के साथ एक fleshed बाहर परिदृश्य में और अधिक का वादा विचारों में से कुछ का विकास करना। महत्वपूर्ण कदम, परिणाम और अन्य मुख्य विवरण शामिल करना सुनिश्चित करें।
संभावित परिणामों और लागतों को देखकर प्रत्येक योजना का मूल्यांकन करें। यदि आप कर सकते हैं, तो ग्रिड का उपयोग करके सभी समान मेट्रिक्स के विकल्पों की तुलना करें।
सभी विकल्पों में से सबसे होनहार का चयन करें। बातचीत के समझौते के लिए यह आपका सबसे अच्छा विकल्प है, आपका BATNA।

BATNA Spider Map

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अपने विकल्पों का मूल्यांकन करने में, आप कई विशिष्ट मीट्रिक का उपयोग करने में सक्षम हो सकते हैं, लेकिन यहां तक कि एक बहुत ही सामान्य विश्लेषण को ठोस डेटा, स्पष्ट ताकत, संभावित कमजोरियों और अन्य प्रासंगिक जानकारी में जानकारी को विभाजित करके कवर किया जा सकता है। प्रत्येक श्रेणी में सबसे महत्वपूर्ण बिंदु का चित्रण तुलना को और अधिक आकर्षक बना देगा।

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BATNA और बॉटम लाइन्स

यदि आपका BATNA आपके वॉकिंग पॉइंट से काफी बेहतर या खराब है, तो आप एक या दूसरे का पुनर्मूल्यांकन करना चाह सकते हैं।

अब जब आपने यह सोच लिया है कि आप कब चले जा सकते हैं, तो विचार करें कि आपका प्रतिद्वंद्वी ऐसा कब कर सकता है। वे क्या चाहते हैं? उन्हें क्या चाहिए? उनके विकल्प क्या हैं? अपने प्रतिद्वंद्वी के लक्ष्यों, नीचे की रेखा और BATNA का आकलन करने का प्रयास करें। एक बार ऐसा करने के बाद, एक संभावित प्रस्ताव विकसित करें जिसे आप बातचीत के दौरान बढ़ा सकते हैं।

यह पहला प्रस्ताव कुछ ऐसा होना चाहिए जिससे वे सहमत हो सकें जो आपकी सभी जरूरतों को पूरा करता है और जितना संभव हो उतना आपकी इच्छाएं पूरी करता है। जैसा कि आप बातचीत से पहले और दौरान अधिक जानकारी प्राप्त करते हैं, आप इस पहले प्रस्ताव को दूसरे पक्ष को प्रस्तुत करने से पहले संशोधित कर सकते हैं।

चरण चार: पार्टियों की स्थिति की तुलना करना

शैलियों और दृष्टिकोणों की तुलना करना

आपकी बातचीत शैली क्या है? उनकी शैली क्या है? दोनों पक्षों द्वारा क्या दृष्टिकोण अपनाने की संभावना है? उनके मेल खाने का नतीजा क्या है? संभावित परिणाम की कल्पना करने के लिए एक स्टोरीबोर्ड बनाएं। परिस्थितियों के अनुरूप अपनी शैली को अपनाने पर विचार करें।

शक्ति की तुलना

लोग कभी-कभी मजबूत सौदेबाजी की स्थिति में होने की बात करते हैं। इसका सचमुच में मतलब क्या है? एक बातचीत शक्ति विश्लेषण आपको यह समझने में मदद करेगा कि आपकी सौदेबाजी की स्थिति वास्तव में कितनी फायदेमंद है और इसकी तुलना अपने प्रतिद्वंद्वी की स्थिति से करें।

ग्रिड का उपयोग करते हुए, प्रत्येक श्रेणी में और अपने प्रतिद्वंद्वी की शक्ति को सूचीबद्ध करें।

रचनात्मक	दूसरा पक्ष कुछ प्रदान करने की क्षमता चाहता है। उदाहरण के लिए: एक खरीदार के पास विक्रेता को पैसा देने की रचनात्मक शक्ति होती है, और विक्रेता के पास खरीदार को वह सामान देने की रचनात्मक शक्ति होती है जो वे चाहते हैं।
प्रतिरोधी	दूसरे पक्ष को कुछ पाने से रोकने की क्षमता जो वे चाहते हैं। एक उदाहरण किसी कंपनी या उत्पाद के बहिष्कार की धमकी देना होगा।
घूमना	यह बातचीत से दूर जाने की स्वतंत्रता है। यह एक मजबूत BATNA द्वारा बढ़ाया जाता है। यह महत्वपूर्ण है कि इस शक्ति का अत्यधिक बल प्रयोग न करें; अवरोधक शक्ति की तरह, यह विश्वास को मिटा सकता है।
मानक का	निष्पक्षता जैसे प्रामाणिक मूल्यों की अपील को अक्सर बातचीत की रणनीति के रूप में अनदेखा कर दिया जाता है। हालांकि, यह अनौपचारिक वार्ता की आधारशिला है और अन्य शक्तियों की अच्छी तरह से प्रशंसा करता है। यह उन वार्ताकारों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जिनके पास अन्य शक्ति श्रेणियों में सौदेबाजी करने के लिए बहुत कम है।
सामूहिक	यह बातचीत के बाहर व्यक्तियों या समूहों तक पहुंचकर किसी अन्य प्रकार की शक्ति को बढ़ाने या बढ़ाने की क्षमता है। यह संघ एकजुटता हमलों के पीछे की ताकत है; एक कंपनी अपने कर्मचारियों के लिए प्रतिस्थापन खोजने में सक्षम हो सकती है, लेकिन फिर भी उन ड्राइवरों द्वारा डिलीवरी की आवश्यकता होती है जो पिकेट लाइनों को पार नहीं करेंगे।
निजी	यह एक विशिष्ट वार्ताकार का दूसरों के साथ काम करने, समस्या हल करने, या मनाने की क्षमता है। यह अन्य प्रकार की शक्ति को प्रतिस्पर्धी और सहयोगी वार्ताओं में प्रभावी ढंग से तैनात करने की अनुमति देता है।

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आम जमीन ढूँढना

आपके लिए क्या महत्वपूर्ण है? उनके लिए क्या महत्वपूर्ण है? आप आसानी से क्या दे सकते हैं? वे आसानी से क्या दे सकते हैं? इस जानकारी को 2x2 ग्रिड की एक जोड़ी में आसानी से व्यवस्थित किया जा सकता है।

जो चीजें एक पक्ष के लिए आसान हैं और दूसरे के लिए महत्वपूर्ण हैं, वे उत्पादक वार्ता का फोकस होने की संभावना है।
जो चीजें महत्वहीन और महंगी हैं, वे ध्यान भटकाने वाली हैं।
महत्वहीन लेकिन सस्ती वस्तुएं बोनस हैं, रियायतें प्रत्येक पक्ष आसानी से सद्भावना के संकेत के रूप में, या सौदों को संतुलित करने के लिए बना सकते हैं।
महंगी लेकिन महत्वपूर्ण वस्तुओं पर सहमत होना मुश्किल है और बातचीत के पटरी से उतरने का खतरा हो सकता है।

सामान्य आधार खोजने के लिए इस जानकारी का उपयोग करें। लक्ष्य जो दोनों पक्षों के लिए महत्वपूर्ण हैं और संगत हैं, पारस्परिक रूप से लाभकारी समझौते के लिए उत्कृष्ट प्रारंभिक बिंदु हैं। इन क्षेत्रों में तेजी से प्रगति की अपेक्षा करें, और अधिक विवादास्पद वस्तुओं का मार्ग प्रशस्त करें।

ये तुलनाएँ सौदेबाजी पैकेजों के निर्माण में भी उपयोगी हैं, जिनकी चर्चा हम अगले चरण में करेंगे।

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चरण पांच: बातचीत की कल्पना करना

सौदेबाजी करते समय, एक समय में एक मुद्दे से निपटना लुभावना होता है। कभी-कभी दूसरों पर जाने से पहले एक समझौते का एक बिंदु स्थापित करना रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण होता है, लेकिन अक्सर यह पेड़ों के लिए जंगल को याद करता है। विकल्प कई वस्तुओं को " पैकेज " में समूहित करना है। यह स्वागत को अवांछनीय बिंदुओं तक नरम कर सकता है, और परिणामों को असंगत या विरोधाभासी बनने से रोकता है।

आइटम दर आइटम के बजाय पैकेज के साथ सौदेबाजी करना जटिल ऑफ़र और काउंटर ऑफ़र बनाता है, जिसे सीधे रखना कठिन हो सकता है। असतत वस्तुओं की सूची के बजाय इनकी कल्पना ठोस तरीके से करना सहायक होता है। एक स्टोरीबोर्ड या ग्राफिक आयोजक इन तत्वों को एक साथ जोड़ सकता है।

सैद्धांतिक बातचीत में इन्हीं जटिलताओं में से कई हैं। चूंकि पार्टियां केवल एक-दूसरे को नीचे की ओर नहीं धकेल रही हैं, इसलिए सौदे सहयोगी, रचनात्मक और संभावित रूप से जटिल हो जाते हैं।

स्टोरीबोर्ड वार्ता या परिणाम तैयारी के दौरान विशेष रूप से उपयोगी हो सकते हैं:

अपने लिए एक कथा के रूप में।

स्टोरीबोर्डिंग समग्र रूप से या व्यक्तिगत क्षणों में बातचीत का अनुमान लगाने और पूर्वाभ्यास करने का अवसर प्रदान करता है।

अपने प्रस्ताव को बेचने के लिए।

यदि आप एक स्पष्ट तस्वीर पेश कर सकते हैं कि आपके प्रस्ताव का दूसरे पक्ष के लिए क्या अर्थ होगा, तो इससे उन्हें यह समझने में मदद मिल सकती है कि आपका सुझाव कैसे फायदेमंद होगा।

अपनी टीम या हितधारकों से संवाद करते समय।

बातचीत में सुझाव अमूर्त और अस्पष्ट लग सकते हैं। किसी निर्णय या परिणाम का स्टोरीबोर्ड सभी को एक ही पृष्ठ पर रखता है।

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चरण छह: व्यवस्थित करें

तैयारी का अंतिम चरण आपके द्वारा अभी-अभी जनरेट की गई सभी सूचनाओं को एक स्थान पर रखना है। अपनी योजना के महत्वपूर्ण पहलुओं को अलग करना और उनका संयोजन करना आपको ट्रैक पर रखेगा और बातचीत के आगे बढ़ने पर आपको जल्दी से अनुकूलित करने में मदद करेगा।

तुम्हारा लक्ष्य क्या है? बातचीत से आप क्या चाहते हैं और क्या चाहते हैं, इस पर ध्यान न दें। यह एक विशिष्ट बात हो सकती है, या कुछ संबंधित वस्तुएँ हो सकती हैं। बातचीत के हर संभावित बिंदु को सूचीबद्ध करने के बजाय, यहां आवश्यक चीजों पर ध्यान केंद्रित करने का प्रयास करें।
तुम कहाँ मजबूत हो? तुम कहाँ कमजोर हो? अपने SWOT विश्लेषण को शुरुआत से याद रखें, और चरण चार से शक्ति की तुलना। बातचीत को आगे बढ़ाने की कोशिश करें ताकि आप अपनी ताकत का फायदा उठा सकें और अपनी कमजोरियों को कम कर सकें।
आपका सबसे अच्छा विकल्प क्या है? दूर जाने के बारे में सोचने के लिए आपको याद दिलाने के लिए अपना BATNA और बॉटम लाइन हाथ में रखें।
आपकी रणनीति क्या है? यह आपकी बातचीत के दृष्टिकोण, प्रारंभिक पहली पेशकश और आपकी योजना के अन्य हिस्सों सहित बड़ी तस्वीर है, जो सीधे दूसरे पक्ष के कार्यों से संबंधित नहीं हैं।
उनकी रणनीति क्या है? फिर से, यहाँ व्यापक स्ट्रोक। आप बातचीत में उनके दृष्टिकोण के क्या होने की उम्मीद करते हैं? वे सहयोग और समझौता करने के लिए कितने खुले हैं?
आपके सामरिक विकल्प क्या हैं? आपकी योजना में, आपने शायद अनुमान लगाया है कि कुछ बिंदु या प्रस्ताव अपरिहार्य और कठिन दोनों होंगे। कुछ पूर्व नियोजित प्रतिक्रियाओं का मसौदा तैयार करें जिन्हें आप तैयार होने पर निष्पादित कर सकते हैं।

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इनमें से कई चरण एक-दूसरे को सूचित करते हैं, इसलिए आपके लिए उन्हें किसी भिन्न क्रम में निष्पादित करना आसान हो सकता है, या जैसे-जैसे आप आगे बढ़ेंगे विभिन्न चरणों पर वापस लौटना आसान होगा। यदि समय या संसाधन एक सीमित कारक हैं, तो प्रत्येक चरण पर एक संक्षिप्त नज़र कुछ नहीं से बेहतर होगी; थोड़ी सी तैयारी भी बहुत आगे बढ़ जाती है।

याद रखें, यहां तक कि सबसे व्यापक योजना भी बातचीत के उद्घाटन से बचने की संभावना नहीं है, बस बहुत सारे अज्ञात हैं। सबसे अच्छा आप यह कर सकते हैं कि बातचीत आगे बढ़ने पर तैयारी करें और समायोजित करने के लिए तैयार रहें। एक अच्छी योजना आपको आवश्यक समायोजन करने के लिए अच्छी तरह से स्थापित करती है, और यदि आप ऑफ-गार्ड पकड़े जाते हैं तो पुनर्प्राप्त करने के लिए।

आगे की पढाई

यह मार्गदर्शिका विभिन्न स्रोतों से ली गई है। हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू में कई उत्कृष्ट " बातचीत पर लेख " हैं। हम विलियम उरी और रॉबर्ट फिशर द्वारा गेटिंग टू यस , इसके सीक्वल, गेटिंग पास्ट नो , विलियम यूरी द्वारा भी, और जी रिचर्ड शेल की बार्गेनिंग फॉर एडवांटेज की पुस्तकों की भी सिफारिश करते हैं।

और अन्य Storyboard That बातचीत, प्रबंधन और उत्पाद विकास के बारे में लेख हैं।

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इस पूरे लेख में हमने कई अलग-अलग फ्रेमवर्क और टेम्प्लेट का उपयोग किया है। आपके लिए आसानी से अपने स्वयं के वार्तालाप ग्राफ़िक आयोजक बनाने के लिए सभी टेम्पलेट यहां दिए गए हैं। ये टेम्प्लेट आपके लिए बातचीत करने की योजना बनाना आसान बनाते हैं।