Come Prepararsi per un Negoziato

La preparazione è la chiave del successo

Spesso pensiamo che i migliori negoziatori siano quelli che sono veloci nei loro passi e pronti ad andare in un attimo. Immaginiamo che la capacità di negoziare sia una capacità innata che alcune persone hanno e altre no. Questo non potrebbe essere più lontano dalla verità. La chiave per una negoziazione di successo è la preparazione. Tanta preparazione. Dalla ricerca di base, alla strategia e alla pianificazione concrete, il tempo speso per prepararsi a negoziare ripagherà quando ti siedi al tavolo.

Questa guida illustra sei passaggi che puoi eseguire per prepararti alla tua prossima negoziazione e come utilizzare storyboard e organizzatori grafici per rendere tale preparazione efficace ed efficiente. Troverai modelli che puoi utilizzare per aiutarti nei preparativi ed esempi per illustrare i risultati finali.

Tutti gli esempi seguono la storia di NextWidget, una startup di smart-widget, mentre si preparano a rinegoziare il contratto con Fabricorp, il loro produttore.*

Fase uno: prima di iniziare

Una buona preparazione deve poggiare su solide basi di conoscenza. Prima ancora di iniziare a pianificare una negoziazione specifica, dovresti dedicare del tempo alla ricerca e riflettere sugli elementi che svolgeranno un ruolo importante in essa. Quali sono alcuni punti su cui dovresti essere sicuro di concentrarti?

Primo: conosci te stesso

Sei un partecipante in ogni negoziazione che entri. Se puoi essere onesto su te stesso e sulla tua posizione, puoi evitare molti ostacoli dei negoziatori alle prime armi. Prima di iniziare i preparativi per una negoziazione specifica, dovresti sapere:

Secondo: conosci il tuo nemico.

Non è sufficiente sapere da dove vieni, dovresti anche sapere il più possibile sul tuo avversario.

Terzo: conoscere il terreno.

Se hai già fatto un'analisi SWOT, hai iniziato a pensare ad alcuni dei fattori ambientali che circondano la negoziazione. Questi possono essere ulteriormente esplorati a livello macro con framework come le cinque forze di Porter o un'analisi PEST. Altre cose da ricercare e considerare includono:

Usa i modelli qui sotto per creare la tua analisi SWOT o finestra Johari.

Fase due: quali sono i tuoi obiettivi?

Un aspetto spesso trascurato della pianificazione della negoziazione è considerare realmente quali sono gli obiettivi. È facile perdere la prospettiva e saltare a una conclusione ovvia, quindi perseguire quell'obiettivo durante tutta la negoziazione. Le conclusioni affrettate potrebbero non essere così vantaggiose come sembrano a prima vista e potrebbero escludere alternative creative.

Considera cosa ti serve dalla negoziazione e cosa vuoi da essa. I "bisogni" sono quegli obiettivi che sono inflessibili e ti richiederanno di uscire dalla negoziazione se non puoi ottenerli. Includono anche quelle cose che non puoi fare, o perché è fuori dal tuo potere, o perché non ne vale la pena. Costituiscono la tua linea di fondo e non dovrebbero essere concessi.

I "desideri", d'altra parte, sono obiettivi che possono essere scambiati o modificati in qualche modo. Anche se sono preziosi, non ottenerli non renderà la negoziazione fallimentare. Dovrebbero essere scambiati per "bisogni". Costituiscono anche un terreno fertile per collaborazioni creative, poiché possono cambiare per soddisfare i bisogni e i desideri dell'altra parte.

Inizia con il brainstorming delle cose che vorresti risultassero da questa negoziazione. Dividere i risultati in "bisogni" e "desideri". Combina i tuoi "bisogni" in una linea di fondo e verifica se ci sono "desideri" incompatibili. Considera di classificare i "desideri" rimanenti in base a quanto sono preziosi per te.

Fase tre: BATNA e le migliori prime offerte

Poiché non tutte le negoziazioni hanno successo, dovresti essere pronto ad allontanarti dal tavolo. Sai già di cosa hai bisogno dalla negoziazione e hai una linea di fondo, ma dovresti essere preparato con una migliore alternativa a un accordo negoziato o un "BATNA". Ci sono quattro passaggi nella formulazione di un BATNA:

• Generare facendo brainstorming su un'ampia gamma di alternative. Immagina che la trattativa sia già fallita e pensa a cosa faresti. Una mappa del ragno è perfetta per questo.

• Sviluppa alcune delle idee più promettenti in uno scenario approfondito con un modello Frayer o storyboard. Assicurati di includere passaggi importanti, risultati e altri dettagli salienti.

• Valutare ogni piano esaminando i probabili risultati e costi. Se puoi, confronta le opzioni tra metriche commisurate utilizzando una griglia.

• Seleziona la più promettente di tutte le opzioni. Questa è la tua migliore alternativa all'accordo negoziato, il tuo BATNA.

Nel valutare le tue alternative, potresti essere in grado di utilizzare una serie di metriche molto specifiche, ma anche un'analisi molto generale può essere coperta dividendo le informazioni in dati solidi, punti di forza chiari, possibili punti deboli e altre informazioni pertinenti. Illustrare il punto più saliente di ogni categoria renderà i confronti più sorprendenti.

BATNA e linee di fondo

Se il tuo BATNA è significativamente migliore o peggiore del tuo punto di camminata, potresti voler rivalutare l'uno o l'altro.

Ora che hai pensato a quando potresti andartene, considera quando il tuo avversario potrebbe fare lo stesso. Cosa vogliono? Di cosa hanno bisogno? Quali sono le loro alternative? Prova a valutare gli obiettivi del tuo avversario, la linea di fondo e la BATNA. Una volta fatto, sviluppa un'offerta provvisoria che potresti estendere durante la negoziazione.

Questa prima offerta dovrebbe essere qualcosa su cui possono essere d'accordo che soddisfi tutte le tue esigenze e il maggior numero possibile di desideri. Man mano che si ottengono maggiori informazioni prima e durante la negoziazione, è possibile modificare questa prima offerta prima di presentarla all'altra parte.

Fase quattro: confrontare le posizioni delle parti

Stili e approcci a confronto

Qual è il tuo stile di negoziazione ? Qual è il loro stile? Quali approcci potrebbero adottare le due parti? Qual è il risultato della loro corrispondenza? Crea uno storyboard per immaginare il probabile risultato. Valuta di adattare il tuo stile alle circostanze.

Potenza a confronto

Le persone a volte parlano di essere in una forte posizione di contrattazione. Cosa significa davvero? Un'analisi del potere negoziale ti aiuterà a capire quanto sia davvero vantaggiosa la tua posizione contrattuale e a confrontarla con la posizione del tuo avversario.

Usando una griglia, elenca la tua potenza in ogni categoria e quella del tuo avversario.

Trovare un terreno comune

Cosa è importante per te? Cosa è importante per loro? Cosa puoi dare facilmente? Cosa possono dare facilmente? Queste informazioni possono essere comodamente disposte in una coppia di griglie 2x2.

• Le cose che sono facili per una parte e importanti per l'altra rischiano di essere al centro di trattative produttive.
• Le cose che non sono importanti e costose sono le distrazioni.
• Gli oggetti non importanti ma poco costosi sono i bonus, le concessioni che ciascuna parte può facilmente fare come gesti di buona volontà o per bilanciare gli affari.
• È difficile accordarsi su questioni costose ma importanti e possono minacciare di far deragliare la negoziazione.

Usa queste informazioni per cercare un terreno comune . Obiettivi importanti per entrambe le parti e compatibili sono ottimi punti di partenza per un accordo reciprocamente vantaggioso. Aspettatevi progressi rapidi in queste aree e aprite la strada a questioni più controverse.

Questi confronti sono utili anche nella costruzione di pacchetti di contrattazione, di cui parleremo più approfonditamente nel passaggio successivo.

Fase cinque: immaginare i negoziati

Quando si contratta, si è tentati di affrontare un problema alla volta. A volte è strategicamente importante stabilire un punto d'accordo prima di passare ad altri, ma spesso questo manca la foresta per gli alberi. L'alternativa è raggruppare molti articoli in un " pacchetto ". Ciò può ammorbidire la ricezione di punti indesiderati e impedire che i risultati diventino incoerenti o contraddittori.

Tuttavia, negoziare con i pacchi piuttosto che articolo per articolo crea offerte e controproposte complesse, che possono essere più difficili da mantenere dritte. È utile immaginarli in modo concreto, piuttosto che come un elenco di elementi distinti. Uno storyboard o un organizzatore grafico può legare insieme questi elementi.

La negoziazione di principi ha molte di queste stesse complicazioni. Dal momento che le parti non si stanno semplicemente spingendo a vicenda verso una linea di fondo, gli accordi diventano collaborativi, creativi e potenzialmente complessi.

Le negoziazioni o i risultati dello storyboard possono essere di particolare utilità durante la preparazione:

Fase sei: organizzare

Il passo finale nella preparazione è prendere tutte le informazioni che hai appena generato e metterle in un unico posto. Isolare gli aspetti vitali del tuo piano e combinarli ti manterrà sulla buona strada e ti aiuterà ad adattarti rapidamente man mano che la negoziazione procede.

---

Molti di questi passaggi si informano a vicenda, quindi potresti trovare più semplice eseguirli in un ordine diverso o tornare ai vari passaggi mentre procedi. Se il tempo o le risorse sono un fattore limitante, un breve sguardo ad ogni passaggio sarà meglio di niente; anche una piccola preparazione fa molto.

Ricorda, è improbabile che anche il piano più completo sopravviva all'apertura di una trattativa, ci sono semplicemente troppe incognite. Il meglio che puoi fare è prepararti ed essere pronto ad adattarti man mano che la negoziazione va avanti. Un buon piano ti posiziona bene per apportare le modifiche necessarie e per recuperare se vieni colto alla sprovvista.

Ulteriori letture

Questa guida è tratta da un'ampia varietà di fonti. L'Harvard Business Review ha una serie di eccellenti " articoli sulla negoziazione ". Consigliamo anche i libri Getting to Yes di William Ury e Robert Fisher, il suo sequel Getting Past No , sempre di William Ury, e Bargaining for Advantage di G. Richard Shell.

E dai un'occhiata ad altri Storyboard That articoli su negoziazione, gestione e sviluppo del prodotto.

Usa i nostri modelli

In questo articolo abbiamo utilizzato molti framework e modelli diversi. Ecco tutti i modelli per creare facilmente i tuoi organizzatori grafici di negoziazione. Questi modelli ti consentono di pianificare facilmente come negoziare.

*Disclaimer: le situazioni, le entità e le persone utilizzate come esempi in questo articolo sono completamente fittizie. Qualsiasi somiglianza con persone o entità reali è puramente casuale.