Przygotowanie jest kluczem do sukcesu
Często uważamy, że najlepszymi negocjatorami są ci, którzy są szybcy i gotowi do wyjścia w każdej chwili. Wyobrażamy sobie, że umiejętność negocjowania jest jakąś wrodzoną zdolnością, którą niektórzy ludzie posiadają, a inni nie. To nie mogło być dalsze od prawdy. Kluczem do udanych negocjacji jest przygotowanie. Dużo przygotowań. Od badań w tle, po konkretną strategię i planowanie, czas spędzony na przygotowaniach do negocjacji zwróci się, gdy usiądziesz do stołu.
W tym przewodniku przedstawiono sześć kroków, które możesz podjąć, aby przygotować się do następnych negocjacji, oraz sposób korzystania ze scenorysów i organizatorów grafiki, aby przygotowanie było zarówno skuteczne, jak i wydajne. Znajdziesz szablony, których możesz użyć, aby pomóc w przygotowaniach, oraz przykłady ilustrujące gotowe wyniki.
Wszystkie przykłady nawiązują do historii NextWidget, startupu zajmującego się inteligentnymi widżetami, który przygotowuje się do renegocjacji umowy z Fabricorp, ich producentem.*
Krok pierwszy: zanim zaczniesz
Dobre przygotowanie musi opierać się na mocnym fundamencie wiedzy. Zanim zaczniesz planować konkretne negocjacje, powinieneś poświęcić czas na zbadanie i zastanowienie się nad elementami, które będą w nich odgrywać ważną rolę. Na jakich punktach powinieneś się skupić?
Po pierwsze: poznaj samego siebie
Jesteś uczestnikiem każdej negocjacji, którą podejmujesz. Jeśli potrafisz być szczery co do siebie i swojej pozycji, możesz uniknąć wielu przeszkód początkujących negocjatorów. Przed przystąpieniem do przygotowań do konkretnych negocjacji warto wiedzieć:
Coś o sobie i o tym, jak postrzegają Cię inni
„ Okno Johari ” to proste ćwiczenie do rejestrowania i poszerzania samowiedzy. Autorefleksja przyniesie korzyści w szerokim zakresie działań i może być szczególnie pomocna, jeśli negocjujesz jako zespół, a nie jako jednostka.
Twój preferowany styl negocjacji
Czy jesteś negocjatorem współpracującym? Konkurencyjny? Jeśli nie znasz stylów negocjacji, przeczytaj i zastanów się, jak czujesz się najbardziej komfortowo podczas negocjacji. Pomyśl o niektórych swoich ostatnich negocjacjach i o tym, jak do nich podszedłeś.
Mocne i słabe strony Twojej pozycji
„ Analiza SWOT ” jest doskonałym narzędziem do uzyskania realistycznego i wyważonego obrazu tego, gdzie stoisz.
![NextWidget SWOT NextWidget SWOT](http://cdn.storyboardthat.com/storyboard-srcsets/nathanael-okhuysen/nextwidget-swot.png)
Po drugie: poznaj swojego wroga.
Nie wystarczy wiedzieć, skąd pochodzisz, powinieneś także wiedzieć jak najwięcej o swoim przeciwniku.
Wyobraź sobie siebie w sytuacji swojego przeciwnika.
Przeprowadź to samo badanie, które właśnie przeprowadziłeś dla siebie, ale z ich perspektywy. Jeśli nic więcej, uporządkuj istotne informacje o swoim przeciwniku za pomocą mapy pająków, abyś mógł je zobaczyć na pierwszy rzut oka.
Czego chcą od negocjacji?
Zastanów się, co druga strona negocjacji chce uzyskać z negocjacji. Uważaj, aby nie dojść do wniosku, że chcą cię oszukać. Wiele razy „przeciwnicy” są potencjalnymi współpracownikami, jeśli twoje interesy są wystarczająco dopasowane.
Jaka jest twoja relacja z drugą stroną?
Czy jesteś znajomy? Jaka jest historia? Rozważ sporządzenie harmonogramu, aby uporządkować te informacje. Zaufanie jest ważnym czynnikiem w negocjacjach, a twoja historia z drugą stroną będzie tego ważnym składnikiem.
Po trzecie: poznaj teren.
Jeśli wykonałeś już analizę SWOT, zacząłeś myśleć o niektórych czynnikach środowiskowych towarzyszących negocjacjom. Można je dalej badać na poziomie makro za pomocą struktur, takich jak pięć sił Portera lub analiza PEST. Inne rzeczy do zbadania i rozważenia obejmują:
Kto obserwuje te negocjacje?
Nawet prywatne negocjacje mają odbiorców. Negocjatorzy po obu stronach mogą mieć interesariuszy, którym zdają sprawozdania, lub konkurentów, którzy złapią wiatr w wyniku. Niektórzy z najważniejszych członków publiczności są na sali, ponieważ każdy negocjator chce odejść od stołu ze zwycięską narracją.
Jakie są podstawowe zasady, które chcesz mieć podczas negocjacji?
Czy są jakieś zasoby, których może chcieć twój przeciwnik? Jakie problemy są poza tematem lub poza zakresem?
Informacje o Twojej branży
Wszelkie informacje dotyczące Twojej dziedziny lub branży mogą być pomocne i prawdopodobnie będą przydatne w przyszłości. Możesz nawet nie myśleć o tych informacjach podczas negocjacji, ale pomoże ci to zorientować się i poinformować o twoich przygotowaniach.
Użyj poniższych szablonów, aby stworzyć własną analizę SWOT lub okno Johari.
Krok drugi: jakie są Twoje cele?
Często zaniedbywanym aspektem planowania negocjacji jest naprawdę rozważenie, jakie są cele. Łatwo jest stracić perspektywę i przejść do oczywistego wniosku, a następnie dążyć do tego celu podczas negocjacji. Pospieszne wnioski mogą nie być tak korzystne, jak się początkowo wydaje, i mogą wypierać kreatywne alternatywy.
Zastanów się, czego potrzebujesz z negocjacji i czego od nich chcesz. „Potrzeby” to te cele, które są nieelastyczne i będą wymagały wyjścia z negocjacji, jeśli nie możesz ich osiągnąć. Obejmują one również te rzeczy, których nie możesz zrobić, albo dlatego, że jest to poza twoją mocą, albo nie jest to warte zachodu. Tworzą one twoją dolną granicę i nie należy ich tracić.
Z drugiej strony „chce” to cele, które można wymienić lub w jakiś sposób zmodyfikować. Nawet jeśli są cenne, ich nieuzyskanie nie spowoduje niepowodzenia negocjacji. Powinny być wymieniane na „potrzeby”. Tworzą także podatny grunt dla twórczej współpracy, ponieważ mogą się zmieniać, aby dostosować się do potrzeb i pragnień drugiej strony.
Zacznij od burzy mózgów, co chcesz osiągnąć w wyniku tych negocjacji. Podziel wyniki na „potrzeby” i „chce”. Połącz swoje „potrzeby” w dolną linię i sprawdź, czy istnieją jakieś „potrzeby”, które są niezgodne. Rozważ uszeregowanie pozostałych „potrzeb” według tego, jak są dla Ciebie cenne.
Krok trzeci: BATNA i najlepsze pierwsze oferty
Ponieważ nie wszystkie negocjacje kończą się sukcesem, powinieneś być gotowy do odejścia od stołu. Wiesz już, czego potrzebujesz z negocjacji i masz wynik końcowy, ale powinieneś być przygotowany na najlepszą alternatywę dla umowy negocjowanej lub „BATNA”. Formułowanie BATNA składa się z czterech etapów:
-
Generuj , przeprowadzając burzę mózgów, korzystając z szerokiej gamy alternatyw. Wyobraź sobie, że negocjacje już się nie powiodły i zastanów się, co byś zrobił. Mapa pająków jest do tego idealna.
-
Opracuj niektóre z bardziej obiecujących pomysłów w rozbudowany scenariusz za pomocą modelu Frayer lub scenorysów. Pamiętaj, aby podać ważne kroki, wyniki i inne istotne szczegóły.
-
Oceń każdy plan, patrząc na prawdopodobne wyniki i koszty. Jeśli możesz, porównaj opcje w proporcjonalnych metrykach za pomocą siatki.
-
Wybierz najbardziej obiecującą ze wszystkich opcji. To Twoja najlepsza alternatywa dla wynegocjowanej umowy, Twoja BATNA.
![BATNA Spider Map BATNA Spider Map](http://cdn.storyboardthat.com/storyboard-srcsets/nathanael-okhuysen/batna-spider-map.png)
Oceniając swoje alternatywy, możesz być w stanie użyć wielu bardzo szczegółowych wskaźników, ale nawet bardzo ogólną analizę można uwzględnić, dzieląc informacje na solidne dane, wyraźne mocne strony, możliwe słabości i inne istotne informacje. Ilustrowanie najistotniejszego punktu w każdej kategorii sprawi, że porównania będą bardziej uderzające.
![NextWidget Alternatives Comparisons NextWidget Alternatives Comparisons](http://cdn.storyboardthat.com/storyboard-srcsets/nathanael-okhuysen/nextwidget-alternatives-comparisons.png)
BATNA i wyniki końcowe
Jeśli twoja BATNA jest znacznie lepsza lub gorsza niż twój punkt chodzenia, możesz ponownie ocenić jeden lub drugi.
Teraz, gdy zastanawiałeś się, kiedy możesz odejść, zastanów się, kiedy twój przeciwnik może zrobić to samo. Czego oni chcą? Czego potrzebują? Jakie są ich alternatywy? Spróbuj ocenić cele przeciwnika, wynik finansowy i BATNA. Gdy już to zrobisz, opracuj wstępną ofertę, którą możesz przedłużyć podczas negocjacji.
Ta pierwsza oferta powinna być czymś, na co mogą się zgodzić, co zaspokoi wszystkie Twoje potrzeby i jak najwięcej pragnień. Ponieważ uzyskasz więcej informacji przed iw trakcie negocjacji, możesz zmodyfikować tę pierwszą ofertę przed przedstawieniem jej drugiej stronie.
Krok czwarty: porównanie stanowisk stron
Porównywanie stylów i podejść
Jaki jest Twój styl negocjacji ? Jaki jest ich styl? Jakie podejścia
prawdopodobnie przyjmą obie strony? Jaki jest wynik ich dopasowania?
Zrób storyboard, aby wyobrazić sobie prawdopodobny wynik. Zastanów się nad dostosowaniem swojego stylu do okoliczności.
Porównywanie mocy
Ludzie czasami mówią o posiadaniu silnej pozycji przetargowej. Co to tak naprawdę znaczy? Analiza siły negocjacyjnej pomoże Ci zrozumieć, jak korzystna jest Twoja pozycja przetargowa i porównać ją z pozycją przeciwnika.
Używając siatki, wypisz swoją moc w każdej kategorii oraz moc przeciwnika.
Konstruktywny | Umiejętność zapewnienia czegoś, czego chce druga strona. Na przykład: Kupujący ma konstruktywną moc, aby dać sprzedającemu pieniądze, a sprzedawca ma konstruktywną moc, aby dać kupującemu towary, których szuka. |
---|---|
Zatykający | Umiejętność powstrzymania drugiej strony przed uzyskaniem czegoś, czego chce. Przykładem może być groźba bojkotu firmy lub produktu. |
Pieszy | To jest wolność odejścia od negocjacji. Wzmacnia go silna BATNA. Ważne jest, aby nie używać tej mocy zbyt mocno; podobnie jak moc obstrukcyjna, może podkopać zaufanie. |
Normatywne | Odwoływanie się do wartości normatywnych, takich jak uczciwość, jest często pomijane jako taktyka negocjacyjna. Jest to jednak kamień węgielny nieformalnych negocjacji i dobrze komplementuje inne mocarstwa. Jest to szczególnie ważne dla negocjatorów, którzy w innych kategoriach władzy mają niewiele do zaoferowania. |
Kolektyw | Jest to zdolność do zwiększania lub zwiększania innego rodzaju władzy poprzez docieranie do osób lub grup spoza negocjacji. Jest siłą stojącą za strajkami solidarności związkowej; firma może być w stanie znaleźć zastępstwo dla własnych pracowników, ale nadal potrzebuje dostaw przez kierowców, którzy nie przekraczają linii pikiet. |
Osobisty | Jest to charyzma lub zdolności konkretnego negocjatora do pracy z innymi, rozwiązywania problemów lub przekonywania. Pozwala na skuteczne wykorzystanie drugiej formy władzy w konkurencyjnych i opartych na współpracy negocjacjach. |
![NextWidget v. Fabricorp Power Comparison NextWidget v. Fabricorp Power Comparison](http://cdn.storyboardthat.com/storyboard-srcsets/nathanael-okhuysen/nextwidget-v--fabricorp-power-comparison.png)
Znalezienie wspólnego gruntu
Co jest dla Ciebie ważne? Co jest dla nich ważne? Co możesz łatwo dać? Co mogą łatwo dać? Te informacje można wygodnie ułożyć w parę siatek 2x2.
- Sprawy, które są łatwe dla jednej strony i ważne dla drugiej, prawdopodobnie będą przedmiotem owocnych negocjacji.
- Rzeczy, które są nieważne i drogie, to rozproszenie.
- Nieważne, ale niedrogie przedmioty to bonusy, ustępstwa, które każda ze stron może łatwo zrobić jako gest dobrej woli lub w celu zrównoważenia transakcji.
- Drogie, ale ważne elementy są trudne do uzgodnienia i mogą grozić wykolejeniem negocjacji.
Wykorzystaj te informacje, aby znaleźć wspólną płaszczyznę . Cele, które są ważne dla obu stron i kompatybilne, są doskonałym punktem wyjścia do zawarcia obopólnie korzystnego porozumienia. Oczekuj szybkich postępów w tych obszarach i utoruj drogę dla bardziej kontrowersyjnych przedmiotów.
Te porównania są również przydatne przy konstruowaniu pakietów negocjacyjnych, które omówimy więcej w następnym kroku.
Krok piąty: wyobrażanie sobie negocjacji
Podczas targowania się kuszące jest zajmowanie się jednym problemem na raz. Czasami strategicznie ważne jest ustalenie jednego punktu porozumienia przed przejściem do innych, ale często brakuje lasu dla drzew. Alternatywą jest zgrupowanie wielu elementów w „ pakiet ”. Może to zmiękczyć odbiór do niepożądanych punktów i zapobiec sytuacji, w której wyniki stają się niespójne lub sprzeczne.
Targowanie się z pakietami, a nie pozycja po pozycji, tworzy złożone oferty i kontroferty, które mogą być trudniejsze do utrzymania. Pomocne jest wyobrażenie ich sobie w konkretny sposób, a nie jako listę odrębnych pozycji. Scenorys lub organizator grafiki może powiązać te elementy ze sobą.
Negocjacje oparte na zasadach
mają wiele takich samych komplikacji. Ponieważ strony nie tylko popychają się nawzajem do osiągnięcia wyniku końcowego, umowy stają się oparte na współpracy, kreatywne i potencjalnie złożone.
Negocjacje lub wyniki scenorysów mogą być szczególnie przydatne podczas przygotowania:
Jako narrację dla siebie.
Storyboarding daje możliwość przewidzenia i przećwiczenia negocjacji jako całości lub w poszczególnych momentach.
Za sprzedaż Twojej oferty.
Jeśli potrafisz nakreślić żywy obraz tego, co Twoja oferta będzie oznaczać dla drugiej strony, pomoże im to zrozumieć, w jaki sposób Twoja sugestia będzie korzystna.
Podczas komunikacji z zespołem lub interesariuszami.
Sugestie w negocjacjach mogą wydawać się abstrakcyjne i niejasne. Scenariusz decyzji lub wyniku utrzymuje wszystkich na tej samej stronie.
![Countering a Low Offer Countering a Low Offer](http://cdn.storyboardthat.com/storyboard-srcsets/nathanael-okhuysen/countering-a-low-offer.png)
Krok szósty: zorganizuj
Ostatnim krokiem w przygotowaniu jest zebranie wszystkich wygenerowanych informacji i umieszczenie ich w jednym miejscu. Wyizolowanie istotnych aspektów planu i połączenie ich pozwoli Ci utrzymać się na dobrej drodze i pomoże szybko dostosować się w miarę postępu negocjacji.
Jakie są Twoje cele?Nie trać z oczu tego, czego chcesz i potrzebujesz podczas negocjacji. Może to być jedna konkretna rzecz lub kilka powiązanych elementów. Spróbuj skoncentrować się tutaj na podstawach, zamiast wymieniać każdy możliwy punkt negocjacji. |
Gdzie jesteś silny? Gdzie jesteś słaby?Zapamiętaj swoją analizę SWOT od początku i porównanie mocy z kroku czwartego. Spróbuj tak pokierować negocjacjami, aby wykorzystać swoje mocne strony i zminimalizować swoje słabości. |
Jaka jest twoja najlepsza alternatywa?Miej pod ręką swoją BATNA i wynik finansowy, aby przypomnieć Ci, kiedy pomyśleć o odejściu. |
Jaka jest Twoja strategia?To jest ogólny obraz, w tym twoje podejście negocjacyjne, wstępna pierwsza oferta i inne części twojego planu, które nie są bezpośrednio związane z działaniami drugiej strony. |
Jaka jest ich strategia?Znowu szerokie pociągnięcia tutaj. Jakiego spodziewasz się ich podejścia w negocjacjach? Jak bardzo są otwarci na współpracę i kompromisy? |
Jakie masz opcje taktyczne?Planując, prawdopodobnie przewidziałeś, że pewne punkty lub propozycje będą zarówno nieuniknione, jak i trudne do rozwiązania. Przygotuj wstępnie zaplanowane odpowiedzi, które możesz wykonać, gdy się pojawią. |
![NextWidget Negotiation Summary NextWidget Negotiation Summary](http://cdn.storyboardthat.com/storyboard-srcsets/nathanael-okhuysen/nextwidget-negotiation-summary.png)
Wiele z tych kroków informuje się nawzajem, więc może być łatwiej wykonać je w innej kolejności lub powrócić do różnych kroków w trakcie wykonywania. Jeśli czas lub zasoby są czynnikiem ograniczającym, krótkie spojrzenie na każdy krok będzie lepsze niż nic; nawet małe przygotowanie zajdzie daleko.
Pamiętaj, że nawet najbardziej kompleksowy plan prawdopodobnie nie przetrwa otwarcia negocjacji, jest po prostu zbyt wiele niewiadomych. Najlepsze, co możesz zrobić, to przygotować się i być gotowym na dostosowanie się w miarę postępu negocjacji. Dobry plan pozwala ci dokonać niezbędnych korekt i odzyskać siły, jeśli zostaniesz zaskoczony.
Dalsza lektura
Ten przewodnik pochodzi z wielu różnych źródeł. Harvard Business Review zawiera szereg znakomitych „ artykułów o negocjacjach ”. Polecamy również książki Getting to Yes Williama Ury'ego i Roberta Fishera, ich kontynuację Getting Past No , również Williama Ury'ego, oraz G. Richard Shell's Bargaining for Advantage .
I sprawdź inne artykuły Storyboard That dotyczące negocjacji, zarządzania i rozwoju produktu.
Skorzystaj z naszych szablonów
W tym artykule wykorzystaliśmy wiele różnych frameworków i szablonów. Oto wszystkie szablony do łatwego tworzenia własnych organizatorów graficznych negocjacji. Te szablony ułatwiają planowanie negocjacji.
*Zastrzeżenie: Sytuacje, byty i osoby użyte jako przykłady w tym artykule są całkowicie fikcyjne. Wszelkie podobieństwo do rzeczywistych osób lub podmiotów jest czysto przypadkowe.
- flowchart • Sean MacEntee • Licencja Attribution (http://creativecommons.org/licenses/by/2.0/)
© 2024 - Clever Prototypes, LLC - Wszelkie prawa zastrzeżone.
StoryboardThat jest znakiem towarowym firmy Clever Prototypes , LLC , zarejestrowanym w Urzędzie Patentów i Znaków Towarowych USA