Ako sa Pripraviť na Vyjednávanie

Príprava je kľúčom k úspechu

Často si myslíme, že najlepší vyjednávači sú tí, ktorí sú rýchlo na nohách a pripravení ísť okamžite. Predstavujeme si, že schopnosť vyjednávať je vrodená schopnosť, ktorú niektorí ľudia majú a iní nie. To nemôže byť ďalej od pravdy. Kľúčom k úspešnému vyjednávaniu je príprava. Veľa príprav. Od výskumu pozadia až po konkrétnu stratégiu a plánovanie, čas strávený prípravou na vyjednávanie sa vám vyplatí, keď si sadnete za stôl.

Táto príručka uvádza šesť krokov, ktoré môžete vykonať pri príprave na ďalšie vyjednávanie, a ako používať storyboardy a grafické organizátory na to, aby bola táto príprava účinná a efektívna. Nájdete tu šablóny, ktoré vám môžu pomôcť pri vašich prípravách, a príklady na ilustráciu hotových výsledkov.

Všetky tieto príklady nasledujú príbeh NextWidget, inteligentného widgetu, ktorý sa pripravuje na opätovné prerokovanie zmluvy s výrobcom Fabricorp.*

Krok prvý: Skôr než začnete

Dobrá príprava musí spočívať na silnom základe znalostí. Skôr ako začnete plánovať konkrétne vyjednávanie, mali by ste si urobiť čas na výskum a zamyslenie sa nad prvkami, ktoré v ňom budú hrať dôležitú úlohu. Na ktoré body by ste sa mali určite zamerať?

Prvá: Poznaj sám seba

Ste účastníkom každého vyjednávania, ktoré zadáte. Ak môžete byť k sebe a k svojej pozícii úprimní, môžete sa vyhnúť mnohým kameňom úrazu nováčikovských vyjednávačov. Pred prípravou na konkrétne vyjednávanie by ste mali vedieť:

Za druhé: Poznaj svojho nepriateľa.

Nestačí vedieť, odkiaľ pochádzate, mali by ste o svojom súperovi vedieť tiež čo najviac.

Po tretie: Poznajte terén.

Ak ste už urobili SWOT analýzu, začali ste premýšľať o niektorých environmentálnych faktoroch, ktoré obklopujú vyjednávanie. Tieto je možné ďalej skúmať na makroúrovni pomocou rámcov, ako je Porterových päť síl , alebo analýza PEST. Medzi ďalšie veci, ktoré je potrebné preskúmať a zvážiť, patria:

Pomocou nižšie uvedených šablón si vytvorte vlastné okno SWOT Analysis alebo Johari.

Krok dva: Aké sú vaše ciele?

Často zanedbávaným aspektom plánovania rokovaní je skutočne zvážiť, aké sú ciele. Je ľahké stratiť nadhľad, urobiť jasný záver a sledovať tento cieľ počas rokovaní. Unáhlené závery nemusia byť také prospešné, ako sa na prvý pohľad zdajú, a môžu vytlačiť kreatívne alternatívy.

Zvážte, čo potrebujete z rokovania a čo od neho chcete. „Potreby“ sú tie ciele, ktoré sú nepružné a vyžadujú si, aby ste od vyjednávania odišli, ak sa nemôžete dostať. Zahŕňajú aj tie veci, ktoré nemôžete robiť, buď preto, že to nie je v vašich silách, alebo to nestojí za to. Tvoria váš konečný súčet a nemali by ste ich pripúšťať.

„Wants“, na druhej strane, sú ciele, s ktorými sa dá obchodovať alebo ich nejakým spôsobom zmeniť. Aj keď sú cenné, ich nezískanie neznamená, že rokovania budú neúspešné. Mali by byť vymenení za „potreby“. Tiež tvoria živnú pôdu pre kreatívnu spoluprácu, pretože sa môžu zmeniť tak, aby vyhovovali potrebám a potrebám druhej strany.

Začnite brainstormingom vecí, ktoré by ste chceli z tohto vyjednávania vyvodiť. Výsledky rozdeľte na „potreby“ a „chce“. Skombinujte svoje „potreby“ do spodného riadku a zistite, či existujú nejaké „želania“, ktoré sú nekompatibilné. Zvážte zostávajúce „priania“ v poradí podľa toho, ako sú pre vás cenné.

Tretí krok: BATNA a najlepšie prvé ponuky

Pretože nie všetky rokovania sú úspešné, mali by ste byť pripravení odísť od stola. Už viete, čo od vyjednávania potrebujete, a máte konečný súčet, ale mali by ste byť pripravení s najlepšou alternatívou k vyjednanej dohode alebo „BATNA“. Pri zostavovaní BATNA existujú štyri kroky:

• Generujte brainstormingom širokú škálu alternatív. Predstavte si, že vyjednávanie už zlyhalo, a premýšľajte o tom, čo by ste urobili. Mapa pavúkov je na to ideálna.

• Rozviňte niektoré zo sľubnejších myšlienok na konkrétny scenár pomocou Frayerovho modelu alebo storyboardov. Nezabudnite zahrnúť dôležité kroky, výsledky a ďalšie dôležité podrobnosti.

• Vyhodnoťte každý plán tým, že sa pozriete na pravdepodobné výsledky a náklady. Ak môžete, porovnajte možnosti naprieč primeranými metrikami pomocou mriežky.

• Vyberte najsľubnejšie zo všetkých možností. Toto je vaša najlepšia alternatíva k vyjednanej dohode, vaša BATNA.

Pri hodnotení vašich alternatív možno budete môcť použiť množstvo veľmi konkrétnych metrík, ale aj veľmi všeobecnú analýzu je možné pokryť rozdelením informácií na spoľahlivé údaje, jasnými silnými stránkami, možnými slabými stránkami a ďalšími relevantnými informáciami. Ilustrovanie najvýznamnejšieho bodu v každej kategórii urobí porovnania pozoruhodnejšími.

BATNA a spodné čiary

Ak je vaša BATNA výrazne lepšia alebo horšia ako bod chôdze, možno budete chcieť prehodnotiť jedno alebo druhé.

Teraz, keď ste premýšľali o tom, kedy by ste mohli odísť, zvážte, kedy by váš súper mohol urobiť to isté. Čo chcú? Čo potrebujú? Aké sú ich alternatívy? Skúste posúdiť ciele, konečný súčet a BATNA svojho súpera. Akonáhle to urobíte, vytvorte predbežnú ponuku, ktorú môžete počas rokovania predĺžiť.

Táto prvá ponuka by mala byť niečím, s čím môžu súhlasiť, čo uspokojí všetky vaše potreby a čo najviac vašich prianí. Keď získate ďalšie informácie pred rokovaním a počas neho, môžete túto prvú ponuku upraviť a potom ju predložiť druhej strane.

Štvrtý krok: Porovnanie pozícií strán

Porovnanie štýlov a prístupov

Aký je váš štýl vyjednávania ? Aký je ich štýl? Aké prístupy obe strany pravdepodobne zvolia? Aký je výsledok ich zhody? Vytvorte scenár, aby ste si predstavili pravdepodobný výsledok. Zvážte prispôsobenie svojho štýlu situácii.

Porovnanie výkonu

Ľudia niekedy hovoria o silnom vyjednávaní. Čo to vlastne znamená? Analýza sily vyjednávania vám pomôže porozumieť tomu, ako výhodná je vaša vyjednávacia pozícia, a porovnať ju s pozíciou svojho súpera.

Pomocou mriežky uveďte svoju silu v každej kategórii a silu svojho súpera.

Hľadanie spoločného základu

Čo je pre teba dôležité? Čo je pre nich dôležité? Čo môžete ľahko dať? Čo môžu ľahko dať? Tieto informácie je možné pohodlne usporiadať do dvojice mriežok 2x2.

• Veci, ktoré sú pre jednu stranu ľahké a pre druhú dôležité, budú pravdepodobne stredobodom produktívnych rokovaní.
• Veci, ktoré sú nedôležité a drahé, pôsobia rušivo.
• Nedôležité, ale lacné položky sú bonusy, ústupky, ktoré môže každá strana ľahko urobiť ako gestá dobrej vôle alebo na vyváženie obchodov.
• Je ťažké dohodnúť sa na drahých, ale dôležitých položkách a môže hroziť, že rokovania vykoľajia.

Na základe týchto informácií hľadajte spoločnú reč . Ciele, ktoré sú dôležité pre obe strany a sú kompatibilné, sú vynikajúcim východiskovým bodom pre vzájomne výhodnú dohodu. Očakávajte, že v týchto oblastiach dôjde k rýchlemu pokroku, a pripravte pôdu pre spornejšie položky.

Tieto porovnania sú tiež užitočné pri vytváraní balíkov na vyjednávanie, o ktorých budeme hovoriť podrobnejšie v nasledujúcom kroku.

Krok päť: Predstavte si rokovania

Pri vyjednávaní je lákavé zaoberať sa jednou otázkou naraz. Niekedy je strategicky dôležité stanoviť jeden bod dohody predtým, ako sa presuniete k iným, ale často to chýba lesu pre stromy. Alternatívou je zoskupenie mnohých položiek do „ balíka “. To môže príjem zmierniť na nežiaduce body a zabrániť tomu, aby sa výsledky stali nesúrodými alebo rozporuplnými.

Vyjednávanie s balíčkami a nie s položkou po položke však vytvára komplexné ponuky a protiútoky, ktoré je však ťažšie udržať rovno. Je užitočné si ich predstaviť konkrétnym spôsobom, a nie ako zoznam diskrétnych položiek. Storyboard alebo grafický organizátor môže tieto prvky spojiť.

Principiálne vyjednávanie má mnoho z týchto rovnakých komplikácií. Pretože sa strany navzájom jednoducho netlačia k konečnému výsledku, dohody sa stávajú kolaboratívnymi, kreatívnymi a potenciálne komplexnými.

Rokovania alebo výsledky o storyboarde môžu byť obzvlášť užitočné počas prípravy:

Krok šesť: Organizujte

Posledným krokom prípravy je vziať všetky informácie, ktoré ste práve vygenerovali, a dať ich na jedno miesto. Izolácia zásadných aspektov vášho plánu a ich kombinácia vás udrží na dobrej ceste a pomôže vám rýchlo sa prispôsobiť, ako rokovania pokračujú.

---

Mnohé z týchto krokov sa navzájom informujú, takže môže byť pre vás jednoduchšie ich vykonať v inom poradí alebo sa k nim počas postupu vrátiť. Ak sú limitujúcim faktorom čas alebo zdroje, krátky pohľad na každý krok bude lepší ako nič; aj malá príprava prejde dlhú cestu.

Pamätajte si, že aj ten najkomplexnejší plán pravdepodobne neprežije otvorenie rokovania, neznámych je jednoducho príliš veľa. Najlepšie, čo môžete urobiť, je pripraviť sa a byť pripravení prispôsobiť sa tomu, ako rokovania pokračujú. Dobrý plán vás dobre umiestni na vykonanie požadovaných úprav a na zotavenie, ak vás zaskočí nepripravený.

Ďalšie čítanie

Táto príručka pochádza z rôznych zdrojov. Harvard Business Review má množstvo vynikajúcich „ článkov o vyjednávaní “. Odporúčame tiež knihy Getting to Yes od Williama Uryho a Roberta Fishera, jej pokračovanie Getting Past No , taktiež od Williama Uryho a G. Richard Shell's Bargaining for Advantage .

A pozrite sa na ďalšie články Storyboard That o vyjednávaní, riadení a vývoji produktu.

Použite naše šablóny

V tomto článku sme použili veľa rôznych rámcov a šablón. Tu sú všetky šablóny, pomocou ktorých môžete ľahko vytvárať vlastné organizátory grafických návrhov na vyjednávanie. Tieto šablóny vám uľahčujú plánovanie vyjednávania.

*Vyhlásenie: Situácie, entity a ľudia použité ako príklady v tomto článku sú úplne fiktívne. Akákoľvek podobnosť so skutočnými osobami alebo entitami je čisto náhodná.