Comment se Préparer à une Négociation

La préparation est la clé du succès

Nous pensons souvent que les meilleurs négociateurs sont ceux qui sont rapides et prêts à partir à tout moment. Nous imaginons que la capacité de négocier est une capacité innée que certaines personnes possèdent et d'autres non. Cela ne pouvait pas être plus éloigné de la vérité. La clé d'une négociation réussie est la préparation. Beaucoup de préparation. De la recherche de base à la stratégie et à la planification concrètes, le temps passé à préparer la négociation sera payant lorsque vous vous asseyez à la table.

Ce guide présente six étapes que vous pouvez suivre pour préparer votre prochaine négociation et comment utiliser des storyboards et des organisateurs graphiques pour rendre cette préparation à la fois efficace et efficiente. Vous trouverez des modèles que vous pouvez utiliser pour vous aider dans vos préparatifs et des exemples pour illustrer les résultats finis.

Tous les exemples suivent l'histoire de NextWidget, une startup de smart-widget, alors qu'elle s'apprête à renégocier son contrat avec Fabricorp, son fabricant.*

Première étape : avant de commencer

Une bonne préparation doit reposer sur une base solide de connaissances. Avant même de commencer à planifier une négociation spécifique, vous devriez prendre le temps de rechercher et de réfléchir aux éléments qui y joueront un rôle important. Quels sont les points sur lesquels vous devez être sûr de vous concentrer ?

Premièrement : Connais-toi toi-même

Vous êtes un participant à chaque négociation que vous entrez. Si vous pouvez être honnête à propos de vous-même et de votre position, vous pouvez éviter de nombreuses pierres d'achoppement des négociateurs novices. Avant de commencer les préparatifs d'une négociation spécifique, vous devez savoir :

Deuxièmement : Connaissez votre ennemi.

Il ne suffit pas de savoir d'où vous venez, vous devez également en savoir le plus possible sur votre adversaire.

Troisièmement : Connaître le terrain.

Si vous avez déjà effectué une analyse SWOT, vous avez commencé à réfléchir à certains des facteurs environnementaux entourant la négociation. Celles-ci peuvent être explorées plus avant à un niveau macro avec des cadres tels que les cinq forces de Porter ou une analyse PEST. Les autres éléments à rechercher et à considérer incluent :

Utilisez les modèles ci-dessous pour créer votre propre analyse SWOT ou fenêtre Johari.

Deuxième étape : quels sont vos objectifs ?

Un aspect souvent négligé de la planification des négociations est de vraiment considérer quels sont les objectifs. Il est facile de perdre la perspective et de sauter à une conclusion évidente, puis de poursuivre cet objectif tout au long de la négociation. Des conclusions hâtives peuvent ne pas être aussi bénéfiques qu'elles le paraissent à première vue et peuvent évincer les alternatives créatives.

Réfléchissez à ce dont vous avez besoin de la négociation et à ce que vous en voulez. Les « besoins » sont ces objectifs qui sont inflexibles et vous obligeront à vous retirer de la négociation si vous ne pouvez pas les obtenir. Ils incluent également les choses que vous ne pouvez pas faire, soit parce que c'est hors de votre pouvoir, soit parce que cela n'en vaut pas la peine. Ils constituent votre résultat net et ne doivent pas être concédés.

Les « désirs », d'autre part, sont des objectifs qui peuvent être échangés ou modifiés d'une manière ou d'une autre. Même s'ils sont précieux, ne pas les obtenir ne fera pas échouer la négociation. Ils devraient être échangés contre des « besoins ». Ils constituent également un terrain fertile pour les collaborations créatives, car ils peuvent changer pour s'adapter aux besoins et aux désirs de l'autre côté.

Commencez par faire un remue-méninges sur les choses que vous aimeriez obtenir de cette négociation. Divisez les résultats en « besoins » et « désirs ». Combinez vos « besoins » dans un résultat net et voyez s'il existe des « désirs » incompatibles. Envisagez de classer les « désirs » restants en fonction de leur valeur pour vous.

Troisième étape : BATNA et meilleures premières offres

Étant donné que toutes les négociations ne sont pas couronnées de succès, vous devez être prêt à vous retirer de la table. Vous savez déjà ce dont vous avez besoin de la négociation et avez un résultat net, mais vous devez être préparé avec une meilleure alternative à un accord négocié , ou un « BATNA ». Il y a quatre étapes dans la formulation d'un BATNA :

• Générez en réfléchissant à un large éventail d'alternatives. Imaginez que la négociation a déjà échoué et réfléchissez à ce que vous feriez. Une carte d'araignée est parfaite pour cela.

• Développez certaines des idées les plus prometteuses dans un scénario étoffé avec un modèle Frayer ou des storyboards. Assurez-vous d'inclure les étapes importantes, les résultats et d'autres détails importants.

• Évaluez chaque plan en examinant les résultats et les coûts probables. Si vous le pouvez, comparez les options entre des mesures proportionnelles à l'aide d'une grille.

• Sélectionnez la plus prometteuse de toutes les options. C'est votre meilleure alternative à l'accord négocié, votre BATNA.

En évaluant vos alternatives, vous pourrez peut-être utiliser un certain nombre de mesures très spécifiques, mais même une analyse très générale peut être couverte en divisant les informations en données solides, en points forts, en points faibles possibles et en d'autres informations pertinentes. Illustrer le point le plus saillant de chaque catégorie rendra les comparaisons plus frappantes.

BATNA et résultats

Si votre BATNA est nettement meilleur ou pire que votre point de marche, vous voudrez peut-être réévaluer l'un ou l'autre.

Maintenant que vous avez réfléchi au moment où vous pourriez vous retirer, réfléchissez au moment où votre adversaire pourrait faire de même. Que veulent-ils? De quoi ont-ils besoin? Quelles sont leurs alternatives ? Essayez d'évaluer les objectifs, les résultats et la BATNA de votre adversaire. Une fois que vous l'avez fait, élaborez une offre provisoire que vous pourriez prolonger pendant la négociation.

Cette première offre devrait être quelque chose qu'ils peuvent accepter qui satisfasse tous vos besoins et autant de vos désirs que possible. Au fur et à mesure que vous obtenez plus d'informations avant et pendant la négociation, vous pouvez modifier cette première offre avant de la présenter à l'autre partie.

Quatrième étape : comparer les positions des parties

Comparer les styles et les approches

Quel est votre style de négociation ? Quel est leur style ? Quelles approches les deux parties sont-elles susceptibles d'adopter? Quel est le résultat de leur correspondance? Faites un storyboard pour imaginer le résultat probable. Pensez à adapter votre style aux circonstances.

Comparer la puissance

Les gens parlent parfois d'être en position de force pour négocier. Qu'est-ce que cela signifie vraiment? Une analyse du pouvoir de négociation vous aidera à comprendre à quel point votre position de négociation est avantageuse et à la comparer à la position de votre adversaire.

A l'aide d'une grille, listez votre puissance dans chaque catégorie et celle de votre adversaire.

Trouver un terrain d'entente

Qu'est-ce qui est important pour toi? Qu'est-ce qui est important pour eux ? Que pouvez-vous facilement donner ? Que peuvent-ils facilement donner ? Ces informations peuvent être commodément disposées dans une paire de grilles 2x2.

• Les choses qui sont faciles pour une partie et importantes pour l'autre sont susceptibles de faire l'objet de négociations productives.
• Les choses qui sont sans importance et chères sont des distractions.
• Les articles sans importance mais peu coûteux sont des bonus, des concessions que chaque partie peut facilement faire comme gestes de bonne volonté ou pour équilibrer les affaires.
• Il est difficile de se mettre d'accord sur des points coûteux mais importants et peuvent menacer de faire dérailler la négociation.

Utilisez ces informations pour rechercher un terrain d'entente . Les objectifs qui sont importants pour les deux parties et compatibles sont d'excellents points de départ pour un accord mutuellement bénéfique. Attendez-vous à des progrès rapides dans ces domaines et à ouvrir la voie à des éléments plus litigieux.

Ces comparaisons sont également utiles dans la construction de paquets de négociation, dont nous discuterons davantage à l'étape suivante.

Cinquième étape : imaginer les négociations

Lors de la négociation, il est tentant de s'attaquer à un problème à la fois. Parfois, il est stratégiquement important d'établir un point d'accord avant de passer à d'autres, mais souvent cela manque la forêt pour les arbres. L'alternative est de regrouper de nombreux articles dans un « package ». Cela peut adoucir la réception à des points indésirables et empêcher les résultats de devenir incohérents ou contradictoires.

Négocier avec des forfaits plutôt qu'un article par article crée cependant des offres et des contre-offres complexes, qui peuvent être plus difficiles à suivre. Il est utile de les imaginer de manière concrète, plutôt que comme une liste d'éléments discrets. Un storyboard ou un organisateur graphique peut lier ces éléments ensemble.

La négociation raisonnée comporte bon nombre de ces mêmes complications. Étant donné que les parties ne se poussent pas simplement vers un résultat net, les accords deviennent collaboratifs, créatifs et potentiellement complexes.

Les négociations ou les résultats du storyboard peuvent être particulièrement utiles lors de la préparation :

Sixième étape : organiser

La dernière étape de la préparation consiste à prendre toutes les informations que vous venez de générer et à les mettre au même endroit. Isoler les aspects vitaux de votre plan et les combiner vous gardera sur la bonne voie et vous aidera à vous adapter rapidement à mesure que la négociation progresse.

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La plupart de ces étapes s'informent mutuellement, il peut donc être plus facile de les exécuter dans un ordre différent ou de revenir à différentes étapes au fur et à mesure que vous avancez. Si le temps ou les ressources sont un facteur limitant, un bref aperçu de chaque étape vaudra mieux que rien ; même un peu de préparation va un long chemin.

N'oubliez pas que même le plan le plus complet a peu de chances de survivre à l'ouverture d'une négociation, il y a tout simplement trop d'inconnues. Le mieux que vous puissiez faire est de vous préparer et d'être prêt à vous ajuster au fur et à mesure que la négociation avance. Un bon plan vous positionne bien pour faire les ajustements nécessaires, et pour récupérer si vous êtes pris au dépourvu.

Lectures complémentaires

Ce guide est tiré d'une grande variété de sources. La Harvard Business Review a un certain nombre d'excellents « articles sur la négociation ». Nous recommandons également les livres Getting to Yes de William Ury et Robert Fisher, sa suite, Getting Past No , également de William Ury, et Bargaining for Advantage de G. Richard Shell.

Et consultez d'autres articles de Storyboard That sur la négociation, la gestion et le développement de produits.

Utilisez nos modèles

Tout au long de cet article, nous avons utilisé de nombreux frameworks et modèles différents. Voici tous les modèles pour vous permettre de créer facilement vos propres organisateurs graphiques de négociation. Ces modèles vous permettent de planifier facilement la manière de négocier.

*Avertissement : Les situations, les entités et les personnes utilisées comme exemples dans cet article sont complètement fictives. Toute ressemblance avec des personnes ou entités réelles est purement fortuite.