Hoe Zich Voorbereiden op een Onderhandeling

Voorbereiding is de sleutel tot succes

We denken vaak dat de beste onderhandelaars degenen zijn die snel op de been zijn en in een oogwenk kunnen beginnen. We stellen ons voor dat het vermogen om te onderhandelen een aangeboren vermogen is dat sommige mensen hebben en andere niet. Dit kan niet verder van de waarheid zijn. De sleutel tot een succesvolle onderhandeling is voorbereiding. Veel voorbereiding. Van achtergrondonderzoek tot concrete strategie en planning, de tijd die u besteedt aan het voorbereiden van de onderhandelingen, zal zijn vruchten afwerpen als u aan tafel gaat zitten.

Deze gids beschrijft zes stappen die u kunt nemen om u voor te bereiden op uw volgende onderhandeling, en hoe u storyboards en grafische organisatoren kunt gebruiken om die voorbereiding zowel effectief als efficiënt te maken. U vindt sjablonen die u bij uw voorbereidingen kunt gebruiken, en voorbeelden om de uiteindelijke resultaten te illustreren.

Alle voorbeelden volgen het verhaal van NextWidget, een slimme-widget-startup, terwijl ze zich voorbereiden om opnieuw te onderhandelen over hun contract met Fabricorp, hun fabrikant.*

Stap één: Voordat u begint

Een goede voorbereiding moet steunen op een stevige basis van kennis. Voordat u zelfs maar begint met het plannen van een specifieke onderhandeling, moet u de tijd nemen om onderzoek te doen en na te denken over elementen die daarin een belangrijke rol zullen spelen. Op welke punten moet je zeker letten?

Ten eerste: ken uzelf

U bent deelnemer aan elke onderhandeling die u aangaat. Als je eerlijk kunt zijn over jezelf en je standpunt, kun je veel struikelblokken van beginnende onderhandelaars vermijden. Voordat u begint met de voorbereidingen voor een specifieke onderhandeling, moet u weten:

Ten tweede: ken je vijand.

Het is niet genoeg om te weten waar je vandaan komt, je moet ook zoveel mogelijk weten over je tegenstander.

Ten derde: ken het terrein.

Als je al een SWOT-analyse hebt gemaakt, ben je begonnen na te denken over enkele van de omgevingsfactoren rond de onderhandeling. Deze kunnen op macroniveau verder worden onderzocht met kaders zoals de vijf krachten van Porter of een PEST-analyse. Andere dingen om te onderzoeken en te overwegen zijn:

Gebruik de onderstaande sjablonen om uw eigen SWOT-analyse of Johari-venster te maken.

Stap twee: wat zijn uw doelstellingen?

Een vaak verwaarloosd aspect van onderhandelingsplanning is om echt te overwegen wat de doelstellingen zijn. Het is gemakkelijk om het perspectief te verliezen en naar een voor de hand liggende conclusie te springen en vervolgens dat doel tijdens de onderhandeling na te streven. Overhaaste conclusies zijn misschien niet zo gunstig als ze op het eerste gezicht lijken, en kunnen creatieve alternatieven verdringen.

Bedenk wat je nodig hebt uit de onderhandeling en wat je eruit wilt halen. "Behoeften" zijn die doelstellingen die inflexibel zijn en waarvoor u uit de onderhandeling moet stappen als u deze niet kunt krijgen. Ze omvatten ook die dingen die u niet kunt doen, hetzij omdat het buiten uw macht ligt, of omdat het niet de moeite waard is. Ze vormen uw bottom line en mogen niet worden toegegeven.

"Wils" aan de andere kant zijn doelstellingen die kunnen worden weggeruild of op een of andere manier kunnen worden gewijzigd. Zelfs als ze waardevol zijn, zal het niet krijgen van de onderhandelingen de onderhandelingen niet tot een mislukking leiden. Ze moeten worden ingeruild voor "behoeften". Ze vormen ook een vruchtbare voedingsbodem voor creatieve samenwerkingen, omdat ze kunnen veranderen om tegemoet te komen aan de behoeften en wensen van de andere kant.

Begin met te brainstormen over de dingen die u uit deze onderhandeling wilt halen. Verdeel de resultaten in "behoeften" en "wensen". Combineer uw "behoeften" tot een resultaat en kijk of er "wensen" zijn die niet compatibel zijn. Overweeg de resterende "wensen" te rangschikken op hoe waardevol ze voor u zijn.

Stap drie: BATNA's en beste eerste aanbiedingen

Aangezien niet alle onderhandelingen succesvol zijn, moet u bereid zijn om van tafel weg te lopen. Je weet al wat je nodig hebt van de onderhandeling en hebt een bottom line, maar je moet voorbereid zijn met een beste alternatief voor een onderhandelde overeenkomst of een "BATNA". Er zijn vier stappen bij het formuleren van een BATNA:

• Genereer door te brainstormen over een breed scala aan alternatieven. Stel je voor dat de onderhandeling al is mislukt, en bedenk wat je zou doen. Een spinnenkaart is hier perfect voor.

• Ontwikkel enkele van de meer veelbelovende ideeën tot een uitgewerkt scenario met een Frayer-model of storyboards. Zorg ervoor dat u belangrijke stappen, resultaten en andere opvallende details opneemt.

• Evalueer elk plan door te kijken naar de waarschijnlijke resultaten en kosten. Als je kunt, vergelijk de opties dan tussen overeenkomstige statistieken met behulp van een raster.

• Selecteer de meest veelbelovende van alle opties. Dit is uw beste alternatief voor een onderhandelde overeenkomst, uw BATNA.

Bij het evalueren van uw alternatieven kunt u wellicht een aantal zeer specifieke statistieken gebruiken, maar zelfs een zeer algemene analyse kan worden gedekt door informatie te verdelen in solide gegevens, duidelijke sterke punten, mogelijke zwakke punten en andere relevante informatie. Door het meest opvallende punt in elke categorie te illustreren, worden de vergelijkingen opvallender.

BATNA's en bottom line

Als uw BATNA aanzienlijk beter of slechter is dan uw looppunt, wilt u misschien het een of het ander opnieuw beoordelen.

Nu je hebt nagedacht over wanneer je zou kunnen weglopen, overweeg dan wanneer je tegenstander hetzelfde zou kunnen doen. Wat willen ze? Wat hebben ze nodig? Wat zijn hun alternatieven? Probeer de doelen, bottom line en BATNA van je tegenstander te beoordelen. Als je dat eenmaal hebt gedaan, maak dan een voorlopig aanbod dat je tijdens de onderhandeling kunt verlengen.

Dit eerste aanbod moet iets zijn waar ze mee kunnen instemmen en dat aan al uw behoeften en zoveel mogelijk van uw wensen voldoet. Naarmate u voor en tijdens de onderhandeling meer informatie krijgt, kunt u deze eerste aanbieding wijzigen voordat u deze aan de andere kant presenteert.

Stap vier: de standpunten van de partijen vergelijken

Stijlen en benaderingen vergelijken

Wat is uw onderhandelingsstijl ? Wat is hun stijl? Welke benaderingen zullen de twee partijen waarschijnlijk volgen? Wat is het resultaat als ze bij elkaar passen? Maak een storyboard om de waarschijnlijke uitkomst voor te stellen. Overweeg om je stijl aan te passen aan de omstandigheden.

Vermogen vergelijken

Er wordt wel eens gesproken over een sterke onderhandelingspositie. Wat betekent dit echt? Een analyse van de onderhandelingsmacht zal u helpen begrijpen hoe voordelig uw onderhandelingspositie werkelijk is en deze te vergelijken met de positie van uw tegenstander.

Gebruik een raster om je kracht in elke categorie en die van je tegenstander op te sommen.

Gemeenschappelijke grond vinden

Wat is belangrijk voor jou? Wat is belangrijk voor hen? Wat kun je gemakkelijk geven? Wat kunnen ze gemakkelijk geven? Deze informatie kan handig worden gerangschikt in een paar 2x2 rasters.

• De dingen die voor de ene partij gemakkelijk zijn en voor de andere belangrijk, zullen waarschijnlijk de focus zijn van productieve onderhandelingen.
• De dingen die onbelangrijk en duur zijn, zijn afleidingen.
• Onbelangrijke maar goedkope items zijn bonussen, concessies die beide partijen gemakkelijk kunnen doen als gebaren van goede wil, of om deals in evenwicht te brengen.
• Dure maar belangrijke zaken zijn moeilijk overeen te komen en kunnen de onderhandeling dreigen te doen ontsporen.

Gebruik deze informatie om een gemeenschappelijke basis te zoeken . Doelen die voor beide partijen belangrijk en compatibel zijn, zijn uitstekende uitgangspunten voor een wederzijds voordelige overeenkomst. Verwacht dat er snel vooruitgang wordt geboekt op deze gebieden en de weg vrijmaakt voor meer controversiële items.

Deze vergelijkingen zijn ook nuttig bij het samenstellen van onderhandelingspakketten, die we in de volgende stap meer zullen bespreken.

Stap vijf: Onderhandelingen bedenken

Bij het onderhandelen is het verleidelijk om één probleem tegelijk aan te pakken. Soms is het strategisch belangrijk om eerst één punt van overeenstemming vast te stellen voordat je verder gaat met andere, maar vaak wordt hierdoor het bos door de bomen gemist. Het alternatief is om veel artikelen in een " pakket " te groeperen. Dit kan de ontvangst tot ongewenste punten verzachten en voorkomt dat de uitkomsten onsamenhangend of tegenstrijdig worden.

Afdingen met pakketten in plaats van stuk voor stuk leidt echter tot complexe aanbiedingen en tegenaanbiedingen, wat moeilijker te houden kan zijn. Het is nuttig om deze op een concrete manier voor te stellen, in plaats van als een lijst met discrete items. Een storyboard of grafische organizer kan deze elementen met elkaar verbinden.

Principieel onderhandelen heeft veel van dezelfde complicaties. Omdat de partijen elkaar niet alleen maar naar het eindresultaat pushen, worden de deals samenwerkingsgericht, creatief en potentieel complex.

Storyboard-onderhandelingen of -resultaten kunnen van bijzonder nut zijn tijdens de voorbereiding:

Stap zes: organiseren

De laatste stap in de voorbereiding is om alle informatie die u zojuist hebt gegenereerd, op één plek te zetten. Door de essentiële aspecten van uw plan te isoleren en te combineren, blijft u op het goede spoor en kunt u zich snel aanpassen naarmate de onderhandeling vordert.

---

Veel van deze stappen informeren elkaar, dus u vindt het misschien gemakkelijker om ze in een andere volgorde uit te voeren, of om naar verschillende stappen terug te keren terwijl u verdergaat. Als tijd of middelen een beperkende factor zijn, is een korte blik op elke stap beter dan niets; zelfs een beetje voorbereiding gaat een lange weg.

Onthoud dat zelfs het meest uitgebreide plan de opening van een onderhandeling waarschijnlijk niet zal overleven, er zijn gewoon te veel onbekenden. Het beste wat u kunt doen, is u voorbereiden en klaar zijn om u aan te passen naarmate de onderhandeling vordert. Een goed plan stelt je goed in staat om de nodige aanpassingen te doen en om te herstellen als je overrompeld wordt.

Verder lezen

Deze gids is ontleend aan een grote verscheidenheid aan bronnen. De Harvard Business Review heeft een aantal uitstekende " artikelen over onderhandelen ". We raden ook de boeken Getting to Yes van William Ury en Robert Fisher aan, het vervolg, Getting Past No , ook van William Ury, en Bargaining for Advantage van G. Richard Shell.

En bekijk andere Storyboard That artikelen over onderhandeling, management en productontwikkeling.

Gebruik onze sjablonen

In dit artikel hebben we veel verschillende frameworks en sjablonen gebruikt. Hier zijn alle sjablonen waarmee u eenvoudig uw eigen grafische onderhandelingsorganizers kunt maken. Met deze sjablonen kunt u gemakkelijk plannen hoe u gaat onderhandelen.

*Disclaimer: de situaties, entiteiten en mensen die in dit artikel als voorbeeld worden gebruikt, zijn volledig fictief. Elke gelijkenis met bestaande personen of entiteiten berust op louter toeval.