Cum se Pregătește Pentru o Negociere

Pregătirea este cheia succesului

Ne gândim frecvent că cei mai buni negociatori sunt cei care se grăbesc și sunt gata să plece la un moment dat. Ne imaginăm că abilitatea de a negocia este o capacitate înnăscută pe care o au unii oameni, iar alții nu. Acest lucru nu putea fi mai departe de adevăr. Cheia unei negocieri reușite este pregătirea. Multă pregătire. De la cercetare de fond, până la strategie și planificare concretă, timpul petrecut în pregătirea negocierii va avea rezultate atunci când vă așezați la masă.

Acest ghid prezintă șase pași pe care îi puteți face pentru a vă pregăti pentru următoarea dvs. negociere și cum să utilizați storyboard-urile și organizatorii grafici pentru ca această pregătire să fie eficientă și eficientă. Veți găsi șabloane pe care le puteți folosi pentru a vă ajuta la pregătirile dvs. și exemple pentru a ilustra rezultatele finite.

Toate exemplele urmează povestea NextWidget, un start-up de smart-widget, în timp ce se pregătesc să renegocieze contractul cu Fabricorp, producătorul lor. *

Primul pas: înainte de a începe

O pregătire bună trebuie să se bazeze pe o bază solidă de cunoaștere. Înainte chiar să începeți să planificați o negociere specifică, ar trebui să vă alocați timp pentru a cerceta și a reflecta asupra elementelor care vor juca un rol important în aceasta. Care sunt câteva puncte pe care ar trebui să vă asigurați că vă veți concentra?

În primul rând: Cunoaște-te pe tine însuți

Sunteți un participant la fiecare negociere pe care o introduceți. Dacă poți fi sincer cu privire la tine și la poziția ta, poți evita multe obstacole ale negociatorilor începători. Înainte de a începe pregătirile pentru o negociere specifică, trebuie să știți:

În al doilea rând: Cunoaște-ți dușmanul.

Nu este suficient să știi de unde vii, ar trebui să știi și cât poți despre adversarul tău.

În al treilea rând: cunoașteți terenul.

Dacă ați făcut deja o analiză SWOT, ați început să vă gândiți la unii dintre factorii de mediu din jurul negocierii. Acestea pot fi explorate în continuare la nivel macro cu cadre precum cele cinci forțe ale lui Porter sau o analiză PEST. Alte lucruri de cercetat și de luat în considerare includ:

Utilizați șabloanele de mai jos pentru a vă crea propria analiză SWOT sau fereastra Johari.

Pasul doi: Care sunt obiectivele tale?

Un aspect adesea neglijat al planificării negocierilor este acela de a lua în considerare cu adevărat care sunt obiectivele. Este ușor să pierzi perspectiva și să treci la o concluzie evidentă, apoi să urmărești acel obiectiv pe tot parcursul negocierii. Concluziile grăbite pot să nu fie la fel de benefice pe cât apar pentru prima dată și pot înlătura alternativele creative.

Luați în considerare ceea ce aveți nevoie pentru negociere și ce doriți din aceasta. „Nevoile” sunt acele obiective care sunt inflexibile și vă vor cere să vă îndepărtați de negociere dacă nu puteți obține. Acestea includ, de asemenea, acele lucruri pe care nu le poți face, fie pentru că este din puterea ta, fie pentru că nu merită. Ele formează linia de jos și nu ar trebui să fie recunoscute.

„Vreau”, pe de altă parte, sunt obiective care pot fi schimbate sau modificate într-un fel. Chiar dacă sunt valoroase, dacă nu le obțineți, negocierea nu va avea succes. Acestea ar trebui schimbate pentru „nevoi”. De asemenea, formează teren fertil pentru colaborări creative, deoarece se pot schimba pentru a satisface nevoile și dorințele celeilalte părți.

Începeți prin brainstorming lucruri pe care doriți să le rezultați în urma acestei negocieri. Împărțiți rezultatele în „nevoi” și „dorințe”. Combinați „nevoile” dvs. într-o linie de jos și vedeți dacă există „dorințe” care sunt incompatibile. Luați în considerare clasificarea „dorințelor” rămase în funcție de cât de valoroase sunt pentru dvs.

Pasul trei: BATNA și cele mai bune oferte pentru prima dată

Deoarece nu toate negocierile au succes, ar trebui să fiți gata să vă îndepărtați de masă. Știți deja de ce aveți nevoie de la negociere și aveți o linie de bază, dar ar trebui să fiți pregătit cu o alternativă optimă la un acord negociat sau cu o „BATNA”. Există patru pași în formularea unui BATNA:

• Generați prin brainstorming o gamă largă de alternative. Imaginați-vă că negocierea a eșuat deja și gândiți-vă la ce ați face. O hartă păianjen este perfectă pentru asta.

• Dezvoltați câteva dintre ideile mai promițătoare într-un scenariu concret cu un model Frayer sau cu scenarii. Asigurați-vă că includeți pași, rezultate și alte detalii importante.

• Evaluează fiecare plan analizând rezultatele și costurile probabile. Dacă puteți, comparați opțiunile între valori corespunzătoare utilizând o grilă.

• Selectați cea mai promițătoare dintre toate opțiunile. Aceasta este cea mai bună alternativă la acordul negociat, BATNA.

În evaluarea alternativelor dvs., este posibil să puteți utiliza o serie de valori foarte specifice, dar chiar și o analiză foarte generală poate fi acoperită prin împărțirea informațiilor în date solide, puncte forte clare, deficiențe posibile și alte informații pertinente. Ilustrarea punctului cel mai important din fiecare categorie va face comparațiile mai izbitoare.

BATNA și linii inferioare

Dacă BATNA este semnificativ mai bun sau mai rău decât punctul de mers, poate doriți să reevaluați unul sau altul.

Acum că te-ai gândit când ai putea să te îndepărtezi, ia în considerare când adversarul tău ar putea face același lucru. Ce vor ei? De ce au nevoie? Care sunt alternativele lor? Încercați să evaluați obiectivele adversarului, linia de jos și BATNA. După ce ați făcut acest lucru, dezvoltați o ofertă provizorie pe care ați putea-o extinde în timpul negocierii.

Această primă ofertă ar trebui să fie ceva cu care să fie de acord, care să vă satisfacă toate nevoile și cât mai multe dorințe. Pe măsură ce obțineți mai multe informații înainte și în timpul negocierii, puteți modifica această primă ofertă înainte de a o prezenta celeilalte părți.

Pasul patru: Compararea pozițiilor părților

Compararea stilurilor și abordărilor

Care este stilul tău de negociere? Care este stilul lor? Ce abordări sunt susceptibile să adopte cele două părți? Care este rezultatul potrivirii lor? Realizați un storyboard pentru a imagina rezultatul probabil. Luați în considerare adaptarea stilului dvs. pentru a se potrivi circumstanțelor.

Comparând puterea

Uneori oamenii vorbesc despre faptul că se află într-o poziție puternică de negociere. Ce înseamnă cu adevărat acest lucru? O analiză a puterii de negociere vă va ajuta să înțelegeți cât de avantajoasă este într-adevăr poziția dvs. de negociere și să o comparați cu poziția adversarului.

Folosind o rețea, enumeră puterea ta în fiecare categorie și cea a adversarului tău.

Găsirea unui teren comun

Ce este important pentru tine? Ce este important pentru ei? Ce poți da cu ușurință? Ce pot da cu ușurință? Aceste informații pot fi aranjate convenabil într-o pereche de grile 2x2.

• Lucrurile care sunt ușoare pentru o parte și importante pentru cealaltă vor fi probabil punctul central al negocierilor productive.
• Lucrurile care sunt neimportante și scumpe sunt distrageri.
• Articolele neimportante, dar ieftine sunt bonusuri, concesii pe care fiecare parte le poate face cu ușurință ca gesturi de bunăvoință sau pentru a echilibra ofertele.
• Elementele costisitoare, dar importante, sunt greu de convenit și pot amenința să deraieze negocierea.

Folosiți aceste informații pentru a căuta un punct comun . Obiectivele importante pentru ambele părți și compatibile sunt puncte de plecare excelente pentru un acord reciproc avantajos. Așteptați să se facă rapid progrese în aceste domenii și deschideți calea pentru elemente mai controversate.

Aceste comparații sunt utile și în construirea pachetelor de negocieri, despre care vom discuta mai multe în pasul următor.

Pasul cinci: Imaginarea negocierilor

Când negociați, este tentant să abordați o problemă la un moment dat. Uneori este important din punct de vedere strategic să se stabilească un punct de acord înainte de a trece la altele, dar de multe ori acest lucru lipsește pădurii pentru copaci. Alternativa este de a grupa multe articole într-un „ pachet ”. Acest lucru poate înmuia recepția în puncte nedorite și împiedică rezultatele să devină incoerente sau contradictorii.

Negocierea cu pachete, mai degrabă decât element cu articol, creează însă oferte și contraoferte complexe, care pot fi mai greu de menținut. Este util să ne imaginăm acestea într-un mod concret, mai degrabă decât ca o listă de articole discrete. Un storyboard sau un organizator grafic poate lega aceste elemente împreună.

Negocierea pe principii are multe dintre aceleași complicații. Deoarece părțile nu se împing pur și simplu unul pe celălalt spre o linie de jos, tranzacțiile devin colaborative, creative și potențial complexe.

Negocierile sau rezultatele scenariului pot fi utile în timpul pregătirii:

Pasul șase: organizează

Ultimul pas în pregătire este să luați toate informațiile pe care tocmai le-ați generat și să le puneți într-un singur loc. Izolarea aspectelor vitale ale planului dvs. și combinarea acestora vă vor ține pe drumul cel bun și vă vor ajuta să vă adaptați rapid pe măsură ce negocierea progresează.

---

Mulți dintre acești pași se informează reciproc, astfel încât este posibil să vă fie mai ușor să le efectuați într-o ordine diferită sau să reveniți la diferiți pași pe măsură ce continuați. Dacă timpul sau resursele sunt un factor limitativ, o scurtă privire la fiecare pas va fi mai bună decât nimic; chiar și puțină pregătire merge mult.

Amintiți-vă, chiar și cel mai cuprinzător plan este puțin probabil să supraviețuiască deschiderii unei negocieri, pur și simplu există prea multe necunoscute. Cel mai bun lucru pe care îl puteți face este să vă pregătiți și să fiți gata să vă adaptați pe măsură ce negocierea merge mai departe. Un plan bun te poziționează bine pentru a face ajustările necesare și pentru a-ți reveni dacă ești prins cu ochiul liber.

Lecturi suplimentare

Acest ghid este extras dintr-o mare varietate de surse. Harvard Business Review conține o serie de „ articole despre negociere ” excelente. Vă recomandăm, de asemenea, cărțile Getting to Yes de William Ury și Robert Fisher, continuarea sa, Getting Past No , de asemenea de William Ury și Bargaining for Advantage de G. Richard Shell.

Și consultați alte articole Storyboard That despre negociere, gestionare și dezvoltarea produselor.

Utilizați șabloanele noastre

De-a lungul acestui articol am folosit o mulțime de cadre și șabloane diferite. Iată toate șabloanele pentru a vă putea crea cu ușurință propriile organizatoare grafice de negociere. Aceste șabloane vă facilitează planificarea modului de negociere.

* Declinare de responsabilitate: situațiile, entitățile și persoanele utilizate ca exemple în acest articol sunt complet fictive. Orice asemănare cu persoane sau entități reale este pur întâmplătoare.