Kuidas Valmistuda Läbirääkimisteks

Ettevalmistus on edu võti

Me arvame sageli, et parimad läbirääkijad on need, kes on kiiresti jalad ja on valmis hetke etteteatamisega minema. Kujutame ette, et läbirääkimisvõime on teatud kaasasündinud võime, mis mõnel inimesel on ja teisel mitte. See ei saa olla tõest kaugemal. Eduka läbirääkimise võti on ettevalmistus. Palju ettevalmistusi. Alates taustauuringutest kuni konkreetse strateegia ja planeerimiseni tasub läbirääkimisteks ettevalmistatud aeg end ära, kui istute laua taha.

Selles juhendis on välja toodud kuus sammu, mida saate järgmiseks läbirääkimiseks ette valmistada, ning kuidas kasutada süžeeskeeme ja graafilisi korraldajaid, et muuta see ettevalmistus tõhusaks ja tulemuslikuks. Leiate malle, mille abil saate oma ettevalmistusi teha, ja näiteid tulemuste illustreerimiseks.

Kõik näited järgivad nutikate vidinate käivitamise NextWidget'i lugu, kui nad valmistuvad oma tootja Fabricorpiga lepingu üle uuesti läbi rääkima.*

Esimene samm: enne alustamist

Hea ettevalmistus peab toetuma tugevale teadmiste alusele. Enne konkreetse läbirääkimise kavandamist peaksite võtma aega, et uurida ja kaaluda elemente, millel on selles oluline roll. Millistele punktidele peaksite kindlasti keskenduma?

Esiteks: Tunne ennast

Olete osaleja kõigis teie läbirääkimistes. Kui suudate enda ja oma positsiooni suhtes aus olla, saate vältida paljusid algajate läbirääkijate komistuskive. Enne konkreetse läbirääkimise ettevalmistamise alustamist peaksite teadma:

Teiseks: tunne oma vaenlast.

Ei piisa ainult teadmisest, kust te tulete, vaid peaksite teadma ka oma vastase kohta nii palju kui võimalik.

Kolmandaks: tundke maastikku.

Kui olete juba SWOT -analüüsi teinud, olete hakanud mõtlema mõnele läbirääkimist ümbritsevale keskkonnategurile. Neid saab täiendavalt uurida makrotasandil selliste raamistikega nagu Porteri viis jõudu või PEST -analüüs. Muud asjad, mida uurida ja kaaluda, on järgmised:

SWOT -analüüsi või Johari akna tegemiseks kasutage allolevaid malle.

Teine samm: mis on teie eesmärgid?

Läbirääkimiste planeerimise sageli tähelepanuta jäetud aspekt on eesmärkide tõeline kaalumine. On lihtne kaotada perspektiivi ja teha selgeid järeldusi, seejärel taotleda seda eesmärki läbirääkimiste ajal. Kiireloomulised järeldused ei pruugi olla nii kasulikud, kui esmapilgul tunduvad, ning võivad tõrjuda loomingulisi alternatiive.

Mõelge, mida läbirääkimistest vajate ja mida sellest soovite. „Vajadused” on need eesmärgid, mis on paindumatud ja nõuavad läbirääkimistelt lahkumist, kui te seda ei saa. Need hõlmavad ka neid asju, mida te ei saa teha kas sellepärast, et see pole teie võimuses, või pole seda väärt. Need moodustavad teie alumise rea ja neid ei tohiks tunnistada.

Seevastu „soovib” on eesmärgid, mida saab ära vahetada või mingil viisil muuta. Isegi kui need on väärtuslikud, ei muuda nende saamata jätmine läbirääkimisi ebaõnnestunuks. Need tuleks ära vahetada "vajaduste" vastu. Samuti loovad nad viljaka pinnase loominguliseks koostööks, kuna need võivad muutuda vastavalt teise poole vajadustele ja soovidele.

Alustage ajurünnakuga asjadest, mida soovite selle läbirääkimise tulemusel saavutada. Jagage tulemused vajadusteks ja soovideks. Kombineerige oma „vajadused” alumisele reale ja vaadake, kas on mingeid kokkusobimatuid soove. Kaaluge ülejäänud soovide järjestamist selle järgi, kui väärtuslikud need teie jaoks on.

Kolmas samm: BATNA -d ja parimad esimesed pakkumised

Kuna kõik läbirääkimised ei õnnestu, peaksite olema valmis lauast eemale minema. Te juba teate, mida läbirääkimistelt vajate, ja teil on lõpptulemus, kuid peaksite olema valmis parima alternatiiviga läbirääkimistega kokkuleppele või „BATNA -ga”. BATNA koostamisel on neli etappi:

• Looge ajurünnaku abil mitmesuguseid alternatiive. Kujutage ette, et läbirääkimised on juba ebaõnnestunud, ja mõelge, mida te teeksite. Ämblikkaart sobib selleks suurepäraselt.

• Arendage mõned paljutõotavamad ideed Frayeri mudeli või süžeeskeemide abil täiustatud stsenaariumiks. Lisage kindlasti olulised sammud, tulemused ja muud olulised üksikasjad.

• Hinnake iga plaani, vaadates tõenäolisi tulemusi ja kulusid. Kui saate, võrrelge ruudu, et võrrelda vastavate mõõdikute valikuid.

• Valige kõigist valikutest kõige lootustandvam. See on teie parim alternatiiv läbiräägitud kokkuleppele, teie BATNA.

Oma alternatiivide hindamisel võite kasutada mitut väga spetsiifilist mõõdikut, kuid isegi väga üldise analüüsi saab katta, jagades teabe kindlateks andmeteks, selgeteks tugevusteks, võimalikeks nõrkusteks ja muuks asjakohaseks. Iga kategooria kõige silmatorkavama punkti illustreerimine muudab võrdlused silmatorkavamaks.

BATNA -d ja alumine rida

Kui teie BATNA on kõndimispunktist oluliselt parem või halvem, võiksite üht või teist ümber hinnata.

Nüüd, kui olete mõelnud, millal võiksite minema kõndida, mõelge, millal teie vastane võib sama teha. Mida nad tahavad? Mida nad vajavad? Millised on nende alternatiivid? Proovige hinnata oma vastase eesmärke, lõpptulemust ja BATNA -d. Kui olete seda teinud, koostage esialgne pakkumine, mida võiksite läbirääkimiste ajal pikendada.

See esimene pakkumine peaks olema midagi, millega nad võivad nõustuda ja mis rahuldab kõik teie vajadused ja võimalikult paljud teie soovid. Kui saate enne läbirääkimisi ja nende ajal rohkem teavet, saate seda esimest pakkumist enne teisele poolele tutvustamist muuta.

Neljas samm: poolte seisukohtade võrdlemine

Stiilide ja lähenemiste võrdlus

Milline on teie läbirääkimisstiil ? Milline on nende stiil? Milliseid lähenemisviise kalduvad mõlemad pooled tõenäoliselt kasutama? Milline on nende kokkulangemise tulemus? Tõenäolise tulemuse nägemiseks tehke süžeeskeem. Kaaluge oma stiili kohandamist vastavalt oludele.

Võimsuse võrdlemine

Inimesed räägivad vahel tugevatest läbirääkimispositsioonidest. Mida see tegelikult tähendab? Läbirääkimisjõu analüüs aitab teil mõista, kui soodne teie läbirääkimispositsioon tegelikult on, ja võrrelda seda vastase positsiooniga.

Võrgu abil loetlege oma ja vastase jõud igas kategoorias.

Ühise aluse leidmine

Mis on teie jaoks oluline? Mis on nende jaoks oluline? Mida saate lihtsalt anda? Mida nad saavad kergesti anda? Seda teavet saab mugavalt paigutada 2x2 ruudustikku.

• Asjad, mis on ühele poolele kerged ja teisele olulised, on tõenäoliselt produktiivsete läbirääkimiste keskmes.
• Asjad, mis on ebaolulised ja kallid, segavad tähelepanu.
• Ebaolulised, kuid odavad esemed on boonused, mööndused, mida kumbki pool saab kergesti teha hea tahte žestidena või tehingute tasakaalustamiseks.
• Kallites, kuid olulistes küsimustes on raske kokku leppida ja need võivad ähvardada läbirääkimisi nurja ajada.

Kasutage seda teavet ühisosa otsimiseks. Mõlemale poolele olulised ja ühilduvad eesmärgid on suurepärased lähtekohad vastastikku kasulikule kokkuleppele. Oodake, et nendes valdkondades tehakse kiireid edusamme, ja sillutage teed rohkem vaidlusi tekitavatele asjadele.

Need võrdlused on kasulikud ka läbirääkimispakettide koostamisel, mida arutame lähemalt järgmises etapis.

Viies samm: kujutlege läbirääkimisi

Läbirääkimistel on ahvatlev tegeleda ühe probleemiga korraga. Mõnikord on strateegiliselt oluline enne teiste juurde asumist sõlmida üks kokkuleppepunkt, kuid sageli jääb see puude pärast metsast ilma. Alternatiiviks on paljude toodete rühmitamine „ paketiks ”. See võib pehmendada vastuvõtu soovimatuteks punktideks ja takistab tulemuste muutumist ebajärjekindlaks või vastuoluliseks.

Läbirääkimised pigem pakettide kui üksuste kaupa tekitavad siiski keerukaid pakkumisi ja vastupakkumisi, mida võib olla raskem otse hoida. Kasulik on neid ette kujutada konkreetselt, mitte diskreetsete üksuste loendina. Storyboard või graafiline korraldaja saab need elemendid omavahel siduda.

Põhimõttelistel läbirääkimistel on palju samu komplikatsioone. Kuna pooled ei suru teineteist lihtsalt lõpptulemuse poole, muutuvad tehingud koostööks, loominguliseks ja potentsiaalselt keerukaks.

Süžeeskeemi läbirääkimised või tulemused võivad olla ettevalmistamisel eriti kasulikud:

Kuues samm: korraldage

Ettevalmistuse viimane samm on võtta kogu äsja loodud teave ja panna see ühte kohta. Plaani eluliste aspektide eraldamine ja nende kombineerimine hoiab teid kursis ja aitab läbirääkimiste edenedes kiiresti kohaneda.

---

Paljud neist toimingutest teavitavad üksteist, nii et teil võib olla lihtsam neid teises järjekorras sooritada või jätkata erinevate toimingute juurde naasmist. Kui aeg või ressursid on piirav tegur, on iga sammu lühike ülevaade parem kui mitte midagi; isegi väike ettevalmistus läheb kaugele.

Pidage meeles, et isegi kõige põhjalikum plaan ei suuda tõenäoliselt läbirääkimiste algust üle elada, tundmatuid on lihtsalt liiga palju. Parim, mida saate teha, on valmistuda ja olla valmis läbirääkimiste edenedes kohanema. Hea plaan võimaldab teil teha vajalikke kohandusi ja taastuda, kui teid ootamatult tabatakse.

Lisalugemist

See juhend on koostatud väga erinevatest allikatest. Harvardi äriülevaates on mitmeid suurepäraseid " artikleid läbirääkimiste kohta ". Soovitame ka William Ury ja Robert Fisheri raamatuid Getting to Yes , selle järge, Getting Past No , samuti William Ury, ja G. Richard Shelli raamatut Bargaining for Advantage .

Ja vaadake teisi Storyboard That artikleid läbirääkimiste, haldamise ja tootearenduse kohta.

Kasutage meie malle

Selle artikli jooksul oleme kasutanud palju erinevaid raamistikke ja malle. Siin on kõik mallid, mille abil saate hõlpsalt luua oma läbirääkimiste graafilisi korraldajaid. Need mallid hõlbustavad läbirääkimiste kavandamist.

*Vastutusest loobumine: käesolevas artiklis näidetena kasutatud olukorrad, olemid ja inimesed on täiesti väljamõeldud. Igasugune sarnasus tegelike isikute või üksustega on puhtalt juhuslik.