Mis on olekuaruanne?
Olekuaruanne on dokument või esitlus, mis annab värskenduse projekti või ülesande edenemise kohta. Tavaliselt sisaldab see teavet selle kohta, mis on saavutatud, mis on veel tegemata, mis tahes tekkinud probleemid või väljakutsed ja mis tahes järgmised sammud.
Millised on olekuaruannete eelised?
Olekuaruannete eelised hõlmavad järgmist:
- Tagada, et kõik oleksid projekti edenemise ja järgmiste sammude osas samal lehel
- Aitab varakult tuvastada ja lahendada võimalikke probleeme või teetõkkeid
- Meeskonnaliikmete vahelise suhtluse ja koostöö hõlbustamine
- Sidusrühmadele vastutuse ja läbipaistvuse tagamine
- Võimaldab vajadusel teha projektiplaanidesse muudatusi
Mida olekuaruanne sisaldab?
Olekuaruandes sisalduv konkreetne teave võib olenevalt projektist ja sihtrühmast erineda, kuid sisaldab tavaliselt järgmist:
- Ülevaade projekti staatusest
- Pärast viimast aruannet tehtud edusammude kokkuvõte
- Kõik tekkinud probleemid või väljakutsed ja nende lahendamise viis
- Üksikute ülesannete või verstapostide olek
- Kõik muudatused projekti plaanis või ajakavas
- Järgmised sammud ja tegevusüksused
Kuidas olekuaruandeid kõige paremini kasutatakse?
Olekuaruandeid on kõige parem kasutada, kui need on:
- Regulaarselt ajastatud ja järjepidevalt levitatud
- Suunatud sobivale publikule
- Selgelt ja lühidalt kirjutatud
- Keskendutakse kasutatavale teabele ja järgmistele sammudele
- Kasutatakse meeskonnaliikmete ja sidusrühmade vahelise suhtluse ja koostöö vahendina
5 Sammu Olekuaruande Loomiseks
Alustage kokkuvõttega
Kirjeldage, mis on projekt, kes seda sponsoreerib, miks te seda teete, kes seda juhib ja millal see tähtaeg on. Aruande esimene osa peaks olema projektiga seotud kõige põhilisema teabe üldine kokkuvõte.
Mida Olete Seni Saavutanud?
Selgitage, mida olete projekti jaoks tänaseks lõpetanud. Millised verstapostid olete saavutanud ja millised suured võidud olete saavutanud?
Mille Kallal Tuleb Nüüd Tööd Teha?
Puudutage seda, mida tuleb järgmisena käsitleda ja mis on projekti järgmine samm. Mis on järgmine tegevusüksus ja kes selle täitmise eest vastutab?
Millised on Riskid?
Andke publikule teada, millised riskid on tulevikus. Kuidas kavatsete neid riske maandada? Milliseid meetmeid võetakse, kui te ei suuda neid riske vältida? Andke neile teada, kui on olemas varuplaan.
Kuidas Eelarve Välja Näeb?
Sageli rahastavad teie projekti olekuvärskendust lugevad inimesed, seega andke neile teada, kuidas te nende raha kulutate. Näidake, kui suure osa eelarvest olete kulutanud, millele olete selle kulutanud ja kui palju on veel kulutada. Kas kavatsete eelarve ületada? Või tulete alla?
Korduma kippuvad küsimused olekuaruannete kohta
Kui tihti tuleks koostada seisuaruandeid?
Olekuaruannete sagedus võib olenevalt projektist ja meeskonnast erineda, kuid tavaliselt koostatakse need kord nädalas või kaks korda nädalas.
Kes peaks saama olekuaruandeid?
Olekuaruannete vaatajaskond võib olenevalt projektist erineda, kuid tavaliselt hõlmab see projekti sidusrühmi, nagu sponsorid, kliendid ja meeskonnaliikmed.
Mida peaksin tegema, kui mul tekib projekti käigus probleem?
Kõik probleemid või probleemid tuleks olekuaruandesse lisada koos nende lahendamise kirjeldusega. Oluline on olla kõigi väljakutsete osas läbipaistev, et tagada nende võimalikult kiire lahendamine.
Kui pikk peaks olema olekuaruanne?
Olekuaruande pikkus võib olenevalt projektist erineda, kuid see peaks olema lühike ja keskenduma rakendatavale teabele. Üldiselt piisab ühe kuni kahe lehekülje pikkusest aruandest.
© 2024 - Clever Prototypes, LLC - Kõik õigused kaitstud.
StoryboardThat on ettevõtte Clever Prototypes , LLC kaubamärk ja registreeritud USA patendi- ja kaubamärgiametis
