Kā Sagatavoties Sarunām

Sagatavošanās ir panākumu atslēga

Mēs bieži domājam, ka labākie sarunu vedēji ir tie, kas ātri pieceļas kājās un ir gatavi doties uz brīdi. Mēs iedomājamies, ka spēja vienoties ir dažas iedzimtas spējas, kas dažiem cilvēkiem piemīt, bet citām - nē. Tas nevarēja būt tālāk no patiesības. Veiksmīgu sarunu atslēga ir sagatavošanās. Daudz sagatavošanās. Sākot ar fona izpēti, beidzot ar konkrētu stratēģiju un plānošanu, laiks, kas pavadīts, gatavojoties sarunām, atmaksāsies, kad apsēdīsieties pie galda.

Šajā rokasgrāmatā ir izklāstīti seši soļi, kurus varat veikt, lai sagatavotos nākamajām sarunām, un kā izmantot sižetus un grafikas organizatorus, lai padarītu šo sagatavošanu efektīvu un efektīvu. Jūs atradīsit veidnes, kuras varat izmantot, lai sagatavotos, un piemērus, lai ilustrētu gatavos rezultātus.

Visi piemēri ir stāsts par viedo logrīku startēšanas NextWidget stāstu, kad viņi gatavojas pārrunāt līgumu ar ražotāju Fabricorp.*

Pirmais solis: pirms sākat

Labai sagatavošanai ir jābalstās uz spēcīga zināšanu pamata. Pirms sākat plānot konkrētas sarunas, jums vajadzētu veltīt laiku, lai izpētītu un pārdomātu elementus, kuriem tajā būs svarīga loma. Kādiem punktiem jums vajadzētu pievērst uzmanību?

Pirmkārt: pazīsti sevi

Jūs esat ikvienas jūsu uzsāktās sarunas dalībnieks. Ja varat būt godīgs pret sevi un savu nostāju, varat izvairīties no daudziem iesācēju sarunu dalībnieku klupšanas akmeņiem. Pirms sākat gatavoties konkrētām sarunām, jums jāzina:

Otrkārt: pazīsti savu ienaidnieku.

Nepietiek tikai zināt, no kurienes jūs nākat, jums arī pēc iespējas vairāk jāzina par savu pretinieku.

Treškārt: ziniet reljefu.

Ja esat jau veicis SVID analīzi, esat sācis domāt par dažiem vides faktoriem, kas saistīti ar sarunām. Tos var tālāk izpētīt makro līmenī, izmantojot tādas sistēmas kā Portera pieci spēki vai PEST analīze. Citas lietas, kas jāizpēta un jāapsver, ietver:

Izmantojiet zemāk esošās veidnes, lai izveidotu savu SWOT analīzes vai Johari logu.

Otrais solis: kādi ir jūsu mērķi?

Sarunu plānošanas bieži ignorētais aspekts ir patiešām apsvērt, kādi ir mērķi. Ir viegli zaudēt perspektīvu un izdarīt acīmredzamu secinājumu, pēc tam tiekties uz šo mērķi visu sarunu laikā. Steidzīgi secinājumi var nebūt tik izdevīgi, kā sākotnēji šķiet, un var izstumt radošās alternatīvas.

Apsveriet, kas jums nepieciešams sarunās un ko jūs no tā vēlaties. “Vajadzības” ir tie mērķi, kas ir neelastīgi, un, ja nevarat tos sasniegt, jums būs jāiet prom no sarunām. Tajos ietilpst arī tās lietas, kuras jūs nevarat darīt vai nu tāpēc, ka tas nav jūsu spēkos, vai arī tas nav vērts. Tie veido jūsu rezultātu, un tiem nevajadzētu piekāpties.

No otras puses, “vēlas” ir mērķi, kurus var pārdot vai kaut kādā veidā mainīt. Pat ja tie ir vērtīgi, to neiegūšana nepadarīs sarunas neveiksmīgas. Tie jātirgo “vajadzībām”. Tie veido arī auglīgu augsni radošai sadarbībai, jo var mainīties, lai pielāgotos otras puses vajadzībām un vēlmēm.

Sāciet ar prāta vētru, ko vēlaties iegūt šajās sarunās. Sadaliet rezultātus “vajadzībās” un “vēlmēs”. Apvienojiet savas “vajadzības” un pārbaudiet, vai ir kādas “vēlmes”, kas nav saderīgas. Apsveriet atlikušo “vēlmju” sarindošanu pēc tā, cik tās jums ir vērtīgas.

Trešais solis: BATNA un labākie pirmie piedāvājumi

Tā kā ne visas sarunas ir veiksmīgas, jums vajadzētu būt gatavam iet prom no galda. Jūs jau zināt, kas jums nepieciešams no sarunām, un jums ir būtība, taču jums vajadzētu būt gatavam ar labāko alternatīvu sarunām noslēgtam nolīgumam vai “BATNA”. BATNA formulēšanai ir četri soļi:

• Izveidojiet , prāta vētrā piedāvājot plašu alternatīvu klāstu. Iedomājieties, ka sarunas jau ir izgāzušās, un padomājiet, ko jūs darītu. Zirnekļa karte tam ir lieliski piemērota.

• Izstrādājiet dažas daudzsološākas idejas pilnīgā scenārijā, izmantojot Frayer modeli vai sižetus. Noteikti iekļaujiet svarīgas darbības, rezultātus un citu būtisku informāciju.

• Novērtējiet katru plānu, aplūkojot iespējamos rezultātus un izmaksas. Ja varat, salīdziniet opcijas samērīgā metrikā, izmantojot režģi.

• No visām iespējām izvēlieties daudzsološāko. Šī ir jūsu labākā alternatīva sarunām, jūsu BATNA.

Novērtējot savas alternatīvas, jūs, iespējams, varēsit izmantot vairākus ļoti specifiskus rādītājus, taču pat ļoti vispārīgu analīzi var veikt, sadalot informāciju pamatotos datos, skaidri norādot stiprās puses, iespējamos trūkumus un citu atbilstošu informāciju. Ilustrējot vissvarīgāko punktu katrā kategorijā, salīdzinājumi būs pārsteidzošāki.

BATNA un apakšējās līnijas

Ja jūsu BATNA ir ievērojami labāks vai sliktāks par jūsu pastaigu punktu, iespējams, vēlēsities pārvērtēt vienu vai otru.

Tagad, kad esat padomājis, kad varētu aiziet, padomājiet, kad pretinieks varētu rīkoties tāpat. Ko viņi vēlas? Kas viņiem vajadzīgs? Kādas ir viņu alternatīvas? Mēģiniet novērtēt pretinieka mērķus, rezultātu un BATNA. Kad esat to izdarījis, izstrādājiet provizorisku piedāvājumu, kuru varētu pagarināt sarunu laikā.

Šim pirmajam piedāvājumam vajadzētu būt tādam, ko viņi var piekrist un kas apmierinātu visas jūsu vajadzības un pēc iespējas vairāk jūsu vēlmju. Iegūstot vairāk informācijas pirms sarunām un to laikā, varat mainīt šo pirmo piedāvājumu pirms tā iesniegšanas otrai pusei.

Ceturtais solis: Pušu nostāju salīdzināšana

Stilu un pieeju salīdzināšana

Kāds ir jūsu sarunu stils ? Kāds ir viņu stils? Kādu pieeju abas puses varētu izvēlēties? Kāds ir rezultāts, kad tie sakrīt? Izveidojiet sižetu, lai paredzētu iespējamo rezultātu. Apsveriet iespēju pielāgot savu stilu apstākļiem.

Jaudas salīdzināšana

Cilvēki dažkārt runā par to, ka viņi atrodas spēcīgā kaulēšanās pozīcijā. Ko tas īsti nozīmē? Sarunu spējas analīze palīdzēs jums saprast, cik izdevīga ir jūsu sarunu pozīcija, un salīdzināt to ar pretinieka pozīciju.

Izmantojot režģi, uzskaitiet savu jaudu katrā kategorijā un pretinieka spējas.

Kopēja pamata atrašana

Kas tev ir svarīgs? Kas viņiem ir svarīgs? Ko jūs varat viegli dot? Ko viņi var viegli dot? Šo informāciju var ērti sakārtot 2x2 režģu pārī.

• Lietas, kas vienai pusei ir vieglas un otrai svarīgas, visticamāk, būs produktīvu sarunu uzmanības centrā.
• Lietas, kas ir nesvarīgas un dārgas, novērš uzmanību.
• Nesvarīgi, bet lēti priekšmeti ir prēmijas, piekāpšanās, ko katra puse var viegli izdarīt kā labas gribas žesti vai līdzsvarot darījumus.
• Par dārgiem, bet svarīgiem jautājumiem ir grūti vienoties, un tie var apdraudēt sarunas.

Izmantojiet šo informāciju, lai atrastu kopīgu pamatu . Abām pusēm svarīgi un saderīgi mērķi ir lieliski sākumpunkti abpusēji izdevīgam nolīgumam. Gaidiet, ka šajās jomās tiks panākts ātrs progress, un pavērs ceļu strīdīgākiem jautājumiem.

Šie salīdzinājumi ir noderīgi arī, veidojot darījumu paketes, kuras mēs sīkāk apspriedīsim nākamajā solī.

Piektais solis: iztēlojieties sarunas

Kaulējoties, ir vilinoši risināt vienu jautājumu vienlaikus. Dažreiz ir stratēģiski svarīgi izveidot vienu vienošanās punktu, pirms pāriet pie citiem, bet bieži vien tas nokavē mežu pēc kokiem. Alternatīva ir grupēt daudzas preces “ iepakojumā ”. Tas var mīkstināt uztveršanu līdz nevēlamiem punktiem un neļaut rezultātiem kļūt nekonsekventiem vai pretrunīgiem.

Kaulēšanās ar iepakojumiem, nevis pa vienībām, tomēr rada sarežģītus piedāvājumus un piedāvājumus, kurus var būt grūtāk saglabāt. Ir lietderīgi tos iztēloties konkrēti, nevis kā atsevišķu vienumu sarakstu. Storyboard vai grafiskais organizators var sasaistīt šos elementus kopā.

Principiālām sarunām ir daudz tādu pašu sarežģījumu. Tā kā puses vienkārši nespiež viena otru uz leju, darījumi kļūst par sadarbību, radošiem un potenciāli sarežģītiem.

Sarunas par scenāriju vai rezultāti var būt īpaši noderīgi sagatavošanās laikā:

Sestais solis: organizējiet

Pēdējais sagatavošanās posms ir apkopot visu informāciju, ko tikko ģenerējāt, un ievietot vienā vietā. Izolējot sava plāna būtiskos aspektus un tos apvienojot, jūs varēsit sekot līdzi un palīdzēt ātri pielāgoties sarunām.

---

Daudzi no šiem soļiem viens otru informē, tāpēc jums, iespējams, būs vieglāk tos izpildīt citā secībā vai atgriezties pie dažādām darbībām. Ja laiks vai resursi ir ierobežojošs faktors, īss ieskats katrā solī būs labāks nekā nekas; pat neliela sagatavošanās iet tālu.

Atcerieties, ka pat visaptverošākais plāns, visticamāk, neizdzīvos sarunu sākumā, vienkārši ir pārāk daudz nezināmo. Labākais, ko varat darīt, ir sagatavoties un būt gatavam pielāgoties sarunu turpināšanai. Labs plāns ļauj jums veikt nepieciešamos pielāgojumus un atgūties, ja esat noķerts.

Tālāka lasīšana

Šī rokasgrāmata ir veidota no dažādiem avotiem. Hārvardas biznesa pārskatā ir vairāki izcili " raksti par sarunām ". Mēs iesakām arī Viljama Urī un Roberta Fišera grāmatas “Getting to Yes ”, tā turpinājumu “Getting Past No” , arī William Wry, un G. Richard Shell's Bargaining for Advantage .

Un apskatiet citus Storyboard That rakstus par sarunām, pārvaldību un produktu attīstību.

Izmantojiet mūsu veidnes

Šajā rakstā mēs esam izmantojuši daudz dažādu ietvaru un veidņu. Šeit ir visas veidnes, lai jūs varētu viegli izveidot savus sarunu grafikas organizētājus. Šīs veidnes ļauj viegli plānot sarunu vešanu.

*Atruna: šajā rakstā kā piemēri izmantotās situācijas, entītijas un cilvēki ir pilnīgi izdomāti. Jebkura līdzība ar faktiskām personām vai vienībām ir tīra nejaušība.