ما هو تقرير الحالة؟
تقرير الحالة هو مستند أو عرض تقديمي يوفر تحديثًا للتقدم المحرز في مشروع أو مهمة. وعادةً ما يتضمن معلومات حول ما تم إنجازه ، وما الذي يجب القيام به ، وأي قضايا أو تحديات نشأت ، وأي خطوات تالية.
ما هي فوائد تقارير الحالة؟
تشمل مزايا تقارير الحالة ما يلي:
- التأكد من أن الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بتقدم المشروع والخطوات التالية
- المساعدة في تحديد ومعالجة المشكلات أو الحواجز المحتملة في وقت مبكر
- تسهيل التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق
- توفير المساءلة والشفافية لأصحاب المصلحة
- السماح بإجراء تعديلات على خطط المشروع حسب الحاجة
ما الذي يتضمنه تقرير الحالة؟
قد تختلف المعلومات المحددة المضمنة في تقرير الحالة اعتمادًا على المشروع والجمهور ، ولكنها تتضمن عادةً:
- نظرة عامة على حالة المشروع
- ملخص التقدم المحرز منذ التقرير الأخير
- أي مشاكل أو تحديات ووجهت وكيف يتم معالجتها
- حالة المهام الفردية أو المعالم
- أي تغييرات على خطة المشروع أو الجدول الزمني
- الخطوات التالية وعناصر العمل
ما هي أفضل طريقة لاستخدام تقارير الحالة؟
من الأفضل استخدام تقارير الحالة عندما تكون:
- مجدولة بانتظام وتوزيعها باستمرار
- تستهدف الجمهور المناسب
- مكتوبة بوضوح ودقة
- ركز على المعلومات القابلة للتنفيذ والخطوات التالية
- تستخدم كأداة للتواصل والتعاون بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة
5 خطوات لإنشاء تقرير الحالة
ابدأ بملخص
حدد ماهية المشروع ، ومن يرعاه ، ولماذا تقوم به ، ومن يديره ، ومتى يحين موعده. يجب أن يكون الجزء الأول من التقرير ملخصًا شاملاً لمعظم المعلومات الأساسية المتعلقة بالمشروع.
ما الذي أنجزته حتى الآن؟
اشرح ما أنجزته للمشروع حتى الآن. ما هي المعالم التي حققتها وما هي المكاسب الكبيرة التي حققتها؟
ما الذي يجب العمل عليه الآن؟
تطرَّق إلى ما يجب معالجته بعد ذلك وما هي الخطوة التالية في المشروع. ما هو عنصر العمل التالي ومن المسؤول عن إكماله؟
ما هي المخاطر؟
دع الجمهور يعرف ما هي المخاطر في المستقبل. كيف تخطط للتخفيف من هذه المخاطر؟ ما هي الإجراءات التي ستتخذها إذا كنت غير قادر على تجنب هذه المخاطر؟ دعهم يعرفون ما إذا كانت هناك خطة احتياطية.
كيف تبدو الميزانية؟
غالبًا ما يكون الأشخاص الذين يقرؤون تحديث الحالة هم من يمولون مشروعك ، لذا دعهم يعرفون كيف تنفق أموالهم. وضح مقدار الميزانية التي أنفقتها ، وما الذي أنفقته عليه ، والمبلغ المتبقي لإنفاقه. هل تخطط لتجاوز الميزانية؟ أم أنك ستدخل تحت؟
الأسئلة المتداولة حول تقارير الحالة
كم مرة يجب إعداد تقارير الحالة؟
قد يختلف تواتر تقارير الحالة اعتمادًا على المشروع والفريق ، ولكن يتم إعدادها عادةً على أساس أسبوعي أو كل أسبوعين.
من الذي يجب أن يتلقى تقارير الحالة؟
قد يختلف جمهور تقارير الحالة اعتمادًا على المشروع ، ولكنه يشمل عادةً أصحاب المصلحة في المشروع مثل الرعاة والعملاء وأعضاء الفريق.
ماذا أفعل إذا واجهت مشكلة أو مشكلة أثناء المشروع؟
يجب تضمين أي مشاكل أو قضايا في تقرير الحالة ، إلى جانب وصف لكيفية معالجتها. من المهم التحلي بالشفافية بشأن أي تحديات لضمان معالجتها في أقرب وقت ممكن.
كم من الوقت يجب أن يكون تقرير الحالة؟
قد يختلف طول تقرير الحالة اعتمادًا على المشروع ، ولكن يجب أن يكون موجزًا ويركز على المعلومات القابلة للتنفيذ. بشكل عام ، يكفي تقرير من صفحة إلى صفحتين.
© 2024 - Clever Prototypes, LLC - كل الحقوق محفوظة.
StoryboardThat هي علامة تجارية لشركة Clever Prototypes , LLC في مكتب براءات الاختراع والعلامات التجارية بالولايات المتحدة
