बिजनेस फ्लो चार्ट क्या है?
फ़्लोचार्ट किसी प्रक्रिया, सिस्टम या वर्कफ़्लो का ग्राफ़िकल प्रतिनिधित्व है जो किसी विशिष्ट लक्ष्य को प्राप्त करने या किसी कार्य को पूरा करने में शामिल चरणों के अनुक्रम को दर्शाता है। व्यवसाय के संदर्भ में, फ़्लोचार्ट का उपयोग आमतौर पर व्यावसायिक प्रक्रियाओं को देखने, संभावित समस्याओं या बाधाओं की पहचान करने और परिचालन दक्षता में सुधार करने के लिए किया जाता है।
फ्लो चार्ट क्यों महत्वपूर्ण हैं और उनका सर्वोत्तम उपयोग कैसे किया जा सकता है?
फ़्लोचार्ट महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे किसी प्रक्रिया, सिस्टम या वर्कफ़्लो का स्पष्ट और संक्षिप्त दृश्य प्रतिनिधित्व प्रदान करते हैं। वे अक्षमताओं, अतिरेक और सुधार के संभावित क्षेत्रों की पहचान करने में मदद करते हैं, और हितधारकों को समग्र प्रक्रिया को बेहतर ढंग से समझने में सक्षम बनाते हैं। फ़्लोचार्ट का उपयोग संचार, सहयोग और समस्या-समाधान के लिए एक उपकरण के रूप में सबसे अच्छा किया जाता है।
फ्लो चार्ट में शामिल
एक फ्लोचार्ट में आमतौर पर निम्नलिखित तत्व शामिल होते हैं:
- प्रारंभ और समाप्ति बिंदु: प्रक्रिया या कार्यप्रवाह का प्रारंभ और अंत।
- प्रक्रिया चरण: प्रक्रिया में शामिल व्यक्तिगत चरण या क्रियाएँ।
- निर्णय बिंदु: वे बिंदु जहां किसी विशिष्ट स्थिति या मानदंड के आधार पर निर्णय लिया जाना चाहिए।
- कनेक्टिंग तीर: प्रक्रिया चरणों और निर्णय बिंदुओं को जोड़ने वाले तीर घटनाओं के अनुक्रम और प्रवाह की दिशा को दर्शाते हैं।
फ्लो चार्ट का उपयोग करने के लाभ
व्यवसाय में फ्लो चार्ट का उपयोग करने के कई लाभ हैं, जिनमें शामिल हैं:
- बेहतर दक्षता: फ़्लोचार्ट प्रक्रिया में अक्षमताओं और अनावश्यकताओं की पहचान करने में मदद करते हैं, जिससे प्रक्रिया को सुव्यवस्थित और बेहतर बनाना आसान हो जाता है । फ़्लोचार्ट का उपयोग करके प्रयोगों को बेहतर बनाने के तरीकों के हमारे उदाहरण देखें।
- बेहतर संचार: फ्लोचार्ट किसी प्रक्रिया का स्पष्ट और संक्षिप्त दृश्य प्रतिनिधित्व प्रदान करते हैं, जिससे हितधारकों के लिए प्रक्रिया को समझना और उसके बारे में संवाद करना आसान हो जाता है।
- समस्या समाधान: फ्लोचार्ट का उपयोग किसी प्रक्रिया में संभावित समस्याओं या अड़चनों की पहचान करने के लिए किया जा सकता है, जिससे हितधारकों को समाधान विकसित करने और सुधार लागू करने में मदद मिलती है।
- मानकीकरण: फ्लोचार्ट का उपयोग प्रक्रियाओं को मानकीकृत करने और यह सुनिश्चित करने के लिए किया जा सकता है कि सभी हितधारक समान प्रक्रियाओं का पालन कर रहे हैं।
- प्रशिक्षण: फ्लोचार्ट का उपयोग नए कर्मचारियों को किसी प्रक्रिया या कार्यप्रवाह को समझने में मदद करने के लिए प्रशिक्षण उपकरण के रूप में किया जा सकता है।
फ़्लो चार्ट बनाने के 5 चरण
टर्मिनेटर्स
टर्मिनेटर आपके फ्लो चार्ट में आपके प्रारंभ और अंत बिंदु हैं। स्टार्ट टर्मिनेटर उस बिंदु को इंगित करता है जिस पर प्रक्रिया शुरू होती है, चाहे वह तब हो जब आप एक निश्चित राशि या किसी विशिष्ट तिथि तक पहुंचें। अंतिम टर्मिनेटर तब होता है जब आपका लक्ष्य, एक समय सीमा या उद्देश्य पूरा हो जाता है। चूंकि वे दोनों टर्मिनेटर हैं, इसलिए उन्हें संगठनात्मक उद्देश्यों के लिए फ़्लोचार्ट में एक आकार/रंग साझा करना चाहिए।
प्रक्रिया
स्टार्ट टर्मिनेटर के बाद अगला चरण प्रक्रिया है। अपने अंतिम टर्मिनेटर तक पहुँचने के लिए आप सबसे पहले क्या करेंगे? उसके बाद क्या है? ये कार्रवाई योग्य आइटम हैं जो बाद में आपकी प्रक्रिया का मार्गदर्शन करेंगे।
आंकड़े
प्रक्रिया पूरी होने के बाद, यह विश्लेषण करने का समय है। अपनी प्रक्रिया से संचित डेटा को संकलित करें और चुनें कि कौन से मेट्रिक्स पर ध्यान केंद्रित करना महत्वपूर्ण है।
फ़ैसला
अब जब आपके पास अपना सारा डेटा है और आपने तय कर लिया है कि कौन सी संख्या सबसे ज्यादा मायने रखती है, तो आप निर्णय ले सकते हैं। आपके पास जो डेटा है, उसके आधार पर अब आप कौन सा रास्ता अपनाएंगे? अपने फ़्लोचार्ट से शाखाओं में बंटने वाले संभावित पथों को निर्धारित करने के लिए कनेक्टर्स का उपयोग करें।
दस्तावेज़
प्रयोग कैसे हुआ, आपने क्या सीखा, और आपने जो अंतिम निर्णय लिया, उसे नोट करना और रिकॉर्ड करना सुनिश्चित करें। इस सारी जानकारी का दस्तावेजीकरण करना महत्वपूर्ण है ताकि आप इसे भविष्य के समान परीक्षणों के लिए वापस देख सकें।
बिजनेस फ्लो चार्ट के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
फ़्लोचार्ट के विभिन्न प्रकार क्या हैं?
फ्लोचार्ट के कई अलग-अलग प्रकार हैं, जिनमें प्रोसेस फ्लोचार्ट, स्विमलेन फ्लोचार्ट, डेटा फ्लो डायग्राम और वर्कफ्लो डायग्राम शामिल हैं।
क्या फ़्लोचार्ट का उपयोग परियोजना प्रबंधन में किया जा सकता है?
हां, प्रोजेक्ट प्रबंधन में फ़्लोचार्ट का उपयोग प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो की कल्पना करने, संभावित समस्याओं की पहचान करने और प्रोजेक्ट दक्षता में सुधार करने के लिए किया जा सकता है।
फ़्लोचार्ट को कितनी बार अपडेट किया जाना चाहिए?
जब भी कोई प्रक्रिया या कार्यप्रवाह बदला या अद्यतन किया जाता है तो फ़्लोचार्ट को अद्यतन किया जाना चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए फ़्लोचार्ट को अद्यतित रखना महत्वपूर्ण है कि सभी हितधारक सबसे वर्तमान प्रक्रियाओं का पालन कर रहे हैं।
क्या फ़्लोचार्ट का उपयोग गुणवत्ता प्रबंधन में किया जा सकता है?
हाँ, फ्लोचार्ट का उपयोग गुणवत्ता प्रबंधन में अक्षमताओं और सुधार के अवसरों की पहचान करने, प्रक्रियाओं को मानकीकृत करने और यह सुनिश्चित करने के लिए किया जा सकता है कि गुणवत्ता मानकों को पूरा किया जा रहा है।
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